Page 9 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 9
~ 4 ~
ดังได้กล่าวแล้ว เอกสารราชการหรือหนังสือราชการ คือ เอกสารทุกชนิดที่ส่วนราชการท่าขึ้นเองหรือมีไปถึง
หน่วยงานใดทั้งภาครัฐหรือเอกชน ตลอดถึงเอกสารที่มีไปถึงบุคคลใดๆ และยังหมายถึงเอกสารที่ ได้รับเข้ามาจาก
หน่วยงานของรัฐหรือเอกชน ตลอดทั้งจากบุคคลภายนอกอีกด้วย ถ้าจะแยกให้เห็นอย่าง ชัดเจนเพื่อเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ด้วยการแบ่งหนังสือราชการออกเป็น 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือที่ส่วนราชการได้รับทุกชนิด จากหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกหรือส่วน
ราชการมีไปถึงส่วนราชการอื่น หน่วยงานอื่นหรือบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อระหว่างกระทรวงทบวงกรมเดียวกัน หรือภายในจังหวัดเดียวกัน
3. หนังสือประทับตรา ส่วนราชการท าขึ้นโดยการประทับตราของหัวหน้าส่วนราชการนั้นๆ โดยมีต้องลงชื่อ
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ ค าสั่งต่างๆ ระเบียบและข้อบังคับที่ส่วนราชการนั้นออกใช้บังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว ที่ต้องการให้ผู้อื่นรู้ทั่วๆ ไป
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท่าหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก
ต่างๆ หรือหนังสืออื่น ๆ ที่ส่วนราชการจัดท าขึ้นนอกเหนือจากที่กล่าวแล้ว
อย่างไรก็ตาม การจะแบ่งเอกสารทั้งหลายทั้งปวงตามหลักการปฏิบัติแล้ว หลักใหญ่ ๆ ก็อาจแบ่งได้เป็น 3
ประเภท คือ
1. หนังสือเข้า (เอกสารภายนอก)
2. หนังสือออก (เอกสารที่หน่วยงานท าขึ้นส่งไปจากภายนอก)
3. หนังสือติดต่อภายใน
หนังสือเข้า เมื่อได้รับหนังสือเข้า ผู้มีหน้าที่ จะต้องเปิดของและประทับตราลงเวลารับไว้มุมบนด้านขวาของ
หนังสือ ต่อจากนั้นจะต้องส่งเอกสารนั้นไปให้ผู้ที่จะปฏิบัติต่อไป เมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วให้ผู้ปฏิบัติงานนั้นตอบเอกสารนั้น
หรือด าเนินการใดๆ โดยให้ท าเครื่องหมายให้เก็บและน าไปไว้ในกะบะเพื่อด าเนินการเก็บ
หนังสือออก ได้แก่ เอกสารที่สงไปให้บุคคลหรือห้างร้านภายนอก องค์การ ผู้ปฏิบัติจะต้องน้ าส าเนาเก็บไว้ใน
แหล่งเก็บซึ่งอาจจะเก็บรวมไว้กับเอกสารของผู้นั้นที่เคยมีมายังส านักงานแล้ว
หนังสือติดต่อภายใน คือ เอกสารที่ใช้ติดต่อกับภายในส านักงานเดียวกัน ซึ่งโดยปกติมักจะเป็นการกรอกแบบ
ที่พิมพ์ไว้แล้วเป็นเรื่องๆ ไป ผู้ปฏิบัติอาจเก็บส าเนาของหนังสือที่มีไปถึงหน่วยงานอื่น หรือบางครั้งถ้าได้รับจาก
หน่วยงานอื่นๆ ก็อาจเก็บไว้ด้วยกัน และอาจเก็บรวมไว้ภายใต้ชื่อหนังสือภายในก็ได้
