Page 11 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 11
~ 6 ~
หน่วยที่ 2การจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารหรือการบริหารงานเอกสาร หมายถึง กระบวนการหรือขั้นตอนต าเนินการเกี่ยวกันเอกสาร
ตามล าดับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ได้ก าหนดไว้ทุกประการ ผู้บริหารจ านวนไม่น้อยที่มองไม่ เห็นความส าคัญ
ของกระบวนการบริหารงานเอกสาร พวกหัวเก่าหรือนักบริหารสมัยเก่า มักมองเห็นเอกสาร เป็นเรื่องไม่ส าคัญ ใช้ไป
แล้วก็ไม่สนใจเก็บรักษาหรือไม่ใสใจต่อกระบวนการที่เป็นวงจรเอกสาร แต่เมื่อมีความจ าเป็นจะใช้เอกสารขึ้นมาเมื่อใด
ก็จะเอะอะโวยวาย โทษคนโน้นคนนี้ เมื่อหาหลักฐานข้อมูลไม่ได้ก็ อาจโมโหฉุนเฉียวกับผู้ได้บังคับบัญชา ผู้รับผิดชอบ
แต่แท้ที่จริงแล้วเป็นเพราะเขาเหล่านั้นไม่ค่อยสนับสนุนการจัดการกับเอกสารเท่าที่ควรนั้นเอง ซึ่งผู้บริหารงานเอกสาร
ควรเข้าใจระบบบริหารดังต่อไปนี้
2.1 โครงสร้างการจัดการเอกสาร
การจัดการกับเอสารหรือการบริหารเอกสารที่ดี จะต้องเข้าใจถึงวงจรของเอกสารว่ามีอย่างไร ผู้บริหารงาน
เอกสารจึงจะสามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ การจัดการกับวงจรเอกสาร แต่ละชั้นตอน
เป็นเรื่องที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องตัดสินใจและวางแผนเพื่อให้แต่ละขั้นตอนของวงจรเอก สารสัมฤทธิ์ประโยชน์ของ
องค์การอย่างแท้จริง
วงจรของเอกสารตั้งแต่เริมผลิตหรือสร้างเอกสารไปจนกระทั่งเอกสารหมดความจ าเป็นที่จะใช้ มีอยู่ 5ขั้นตอนคือ
1.การสร้างหรือผลิตเอกสาร (Creation)
2.การจ าแนกประเภทและน าเอกสารไปใช้ (Classified of Ultiliative)
3.การเก็บเอกสาร (Storage)
4.การสืบค้นเมื่อจ าเป็น (Retrieved when necessary)
5. การท าลาย (Disposition)
