Page 14 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 14
~ 9 ~
ผู้บริการจะต้องก าหนดทิศทางหรือวิชีการในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นแนวหรือระนบเดียวกันว่าเอกสารชนิดโอ
ยะเก็บตามตัวอักษร เอกสารชนิดไดจะเก็บตามตัวเลข ภูมิศาสตร์ หรือเก็บตามเรื่องเพื่อให้บุคลากรในหน่วยงานได้
เรียนรู้และปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
การออกแบบระนบการจัดเก็บเอกสารนั้นมีความส าคัญและจ าเป็นมากเพราะการออกแบบระบบปฏิบัติงานแก
สารที่มีประสิทธิภาพจะชวยลดขั้นตอนและประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน
องค์ประกอบที่ส าคัญของการออกแบบระบบเก็บเอกสาร เริ่มตั้งแต่การท าดัชนีเก็บเอกสาร การเลือกใช้วัสดุ
อุปกรณ์ที่สะดวกในการปฏิบัติ การใช้อุปกรณ์อย่างมีคุณค่าและวิธีปฏิบัติอย่างเป็นพื้นฐานสากล กล่าวคือเก็บง่ายค้นใช้
สะดวกโอนย้ายได้รวดเร็วท าลายได้ถูกต้อง
2.2.4 การเก็บและรักษาเอกสาร
เอกสารโดยทั่วๆ ไป จะมีขั้นตอนของการเก็บรักษาอยู่ 3 ชั้นตอน คือ
1 แยกสารที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงาน หรือปฏิบัติยังไม่แล้วเสร็จ ( Active file) ผู้ปฏิบัติจะต้องพิจารณาดูว่าจะ
เก็บไว้อย่างไรเพราะเอกสารดังกล่าวอาจมีความจ าเป็นที่จะต้องน ามาใช้ในเรื่องอื่นอีกในภายหน้า ถ้าแอกสารมีเรื่องที่
เกี่ยวข้องกันก็ควรท าการอ้างอิงเอกสารไว้ด้วย ซึ่งจะได้กล่าวเรื่องการอ้างอิงเอกสารภายหลัง
2 เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว ถ้ายังมีความจ าเป็นต่อเนื่องและใช้อยู่เสมอ ก็จะเก็บอยู่ในแหล่งเก็บเอกสาร
ระหว่างใช้ (Active file) แต่ก็มีเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว และอาจจะจบเรื่องหรือไม่ค่อย ให้ใช้ แต่ยังมีความจ า
เป็นอยู่ ก็จะต้องเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารไม่ค่อยได้ใช้ ( Inactive file) หรืออาจ โอนไปในแหล่งเก็บเอกสารโอน
(Tranfer file)
3. เอกสารที่ควรท าลาย ( Destruction) เอกสารชนิดนี้อาจจะเก็บอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารโอน เมื่อไม่มีความ
จ าเป็นใช้อีกคอไปหรือไม่มีกฎหมายห้ามไว้ก็อาจท าลายด้วยระบบท าลายต่อไป
2.2.5 การควบคุมเอกสารและการติดตาม
การควบคุมเอกสาร เริ่มตั้งแต่การที่เอกสารเริ่มการผลิต เช่น การควบคุมแบบฟอร์มเอกสาร การออกแบบ
เอกสาร การว่าง เขียน พิมพ์ ส าเนา และการรักษาความดันของเอกสาร ไปจนถึงการพเก็บรักษาเอกสาร การคุมด้วย
ทะเบียนเอกสาร เป็นต้น
การควบคุมเอกสารที่เหมาะสมก็คือจะต้องพิจารณาดูว่าเอกสารชนิดใดมีความส าคัญและจาเป็นอย่างไรผู้
ปฏิบัติจะต้องท าการส าเนาเอกสารที่ส าคัญไว้ พร้อมหาแหล่งเก็บที่ปลอดภัยและรัดกุม เอกสารที่เป็น ความลับของ
หน่วยงานต้องจัดหาแฟูมหรือแหล่งเก็บที่เหมาะสม
การจัดการกับระบบการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร ก็เป็นวิธีการควบคุมเอกสารอีกวิธีหนึ่ง
ตลอดถึงการน าเข้าเก็บ การจัดเก็บ อ้างอิง การทาทะเบียนเอกสาร การรักษาเอกสาร ซ่อมแซม การติดตามทางกามคืน
จากผู้ยืมเอกสารไป การท าบัตรยืม การท าแหล่งติดลายเอกสารที่ถูกวิธี และเหมาะสม จะช่วยในการควบคุมเอกสารได้
เป็นอย่างดี
2.2.6 การท าลายเอกสาร
การท าลายเอกสาร ก็คือการที่ผู้ปฏิบัติพิจารณาเห็นว่า เอกสารหมดความจ าเป็นใช้งานต่อไปแล้วถ้าเก็บไว้จะ
ท าให้สิ้นเปลืองสถานที่เก็บเอกสารท าให้ไม่ประหยัด สิ้นเปลืองเวลาและวัสดุก็จะท าลายเอกสารนั้นเสีย (จะได้กล่าว
วิธีการท าอายภายหลัง)
