Page 18 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 13 ~

2.6 เครื่องมือการปรับปรุงระบบงานเอกสาร

งานทุกชนิดเมือจะปรับปรุงให้ก้าวไปสู่ระบบที่ดีก็จ าต้องมีเครื่องมือ ซึ่งเครื่องมือชวยปรับปรุงงานนี้
เป็นอุปกรณ์ส าคัญ เป็นเปูาหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน แผนงานที่มีมีความส าเร็จไป
แล้วกว่าครึ่งก็จริง แต่เครื่องมือปรับปรุงานที่ดีพาไปสู่ความมุ่งหมายสูงสุด

เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่จะช่วยให้การปรับปรุงระแบของการบริหารงานเอกสารที่ส าคัญมีอยู่หลาย
แบบพอจะแยกเป็นประเภทที่ส าคัญ คือ การใช้นโยบายก าหนดภาระหน้าที่ของงาน การก าหนดล าดับของงาน
แต่ละหน้าที่ การก าหนดล าดับขั้นของานทั้งระบบ และการควบคุมระบบเอกสาร
2.6.1 การใช้นโยบายก าหนดหน้าที่งาน

การก าหนดหน้าที่งาน กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ก าหนดกิจกรรมการปฏิบัติ ก าหนดเวลาปฏิบัติ รวมทั้ง
ก าหนดผลส้มฤทธิ์ของงานควบคู่กันไป ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะถูกก าหนดให้ปฏิบัติหน้าที่ตามความถนัดของงาน
และก าหนดงานที่แดละคนต้องรับผิดชอน โดยให้ปฏิบัติงานแต่ละงานในเวลาที่จ ากัดและให้ได้ผลสัมฤทธิ์ตาม
วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

การก าหนดหน้าที่ของงาน จะต้องก าหนดให้เป็นลายลักษณ์อักษร มีการอธิบายและสร้างความเข้าใจ
ให้ผู้ปฏิบัติงานโดยผู้ปฏิบัติงานต้องศึกษารายและเอียดของหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ศึกษาระยะเวลาปฏิบัติ งาน
และผลสัมฤทธิ์ขอ4ราน ยกตัวอย่างเช่น เอกสารจากภายนอกเข้ามายังส านักงานจะปฏิบัติอย่างไร

กรณีเอกสารภายนอก
หน้าที่พนักงานเอกสารคนหนึ่ง
1 เปิดซองด้วยเครื่องเปิดซอง
2. ประทับตราลงเวลารับ
3. สงทะเบียนเอกสารรับ

4. ส่งให้ผู้ปฏิบัติ
ระยะเวลาที่ก าหนดส าหรับปฏิบัติงาน
1 เปิดของเอกสาร 20 ฉบับ 5 นาที

2 ประทับตราเอกสาร 20 ฉบับ 5 นาที
3. ลงทะเบียนเอกสารรับ 20 ฉบับ 10 นาที
ผลสัมฤทธิ์ของงาน
ส่งเอกสารให้ผู้ปฏิบัติได้รวดเร็วไม่ผิดพลาด

กรณีพนักงานพิมพ์ดีด
หน้าที่พนักงานพิมพ์ดีดคนหนึ่ง
1 ดูแลรักษาเครื่องพิมพ์ให้อยู่ในสภาพเรียบร้อย
2 จัดหาและเตรียมอุปกรณ์การพิมพ์ เช่น กระดาษยางลบยาลบกระดาษไขกระดาษไขกระดาษ

คาร์บอน
3 พิมพ์งานที่ได้รับค่าสั่งได้ทุกชนิด รวดเร็วและไม่ผิดพลาด
4. ดูแลเครื่องถ่ายเอกสารและจัดหาอุปกรณ์