Page 23 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 23
~ 18 ~
ในการก าหนดนโยบายล่าหรับการบริหารงานเอกสารนั้น จะต้องก าหนดจุดมุ่งหมายเป็นแนวทาง
ปฏิบัติงานไว้พอสังเขป เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ล่านักงานอย่างแท้จริง คือ
1 งานเอกสารจะต้องสามารถบริการทุกหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
2. จัดให้มีการควบคุมเอกสารอย่างได้ผลสมบูรณ์ ก าหนดขอบข่ายหน้าที่ของผู้จับผิดชอบอย่างชัดเจน
3. การท าคู่มือการบริหารและบริการงานเอกสารแจกจ่ายไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ช่วยให้การปฏิบัติงาน
มีประสิทธิภาพและพันสมัยอยู่เสมอ
4. จัดวางระบบการควบคุมเอกสาร ตั้งแต่การผลิตเอกสาร การปฏิบัติงานเอกสารและการเก็บรักษา
รวมตลอดถึงการโอนเอกสารหรือการท าลายเอกสารอย่างชัดเจน เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติและเพิ่ม
ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน
5. จัดสรรงบประมาณอย่างพอเพียงและเหมาะสมกับขนาดของการบริหารงานเอกสาร
6. จัดหรือก าหนดโครงการเพื่อพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้องกันงานเอกสาร ให้ความรู้และสงไปรับการ
ฝึกอบรมจากวิทยากรที่มีความรู้ความช านาญเป็นครั้งคราว
7. ก าหนดมาตรฐานของการปฏิบัติงาน มาตรฐานของงาน และมาตรฐานของวัสดุอุปกรณ์ไว้ให้
เหมาะสมกับขนาดของการจัดการเอกสาร เพื่อจะได้เป็นแนวทางตรวจสอบผลการต าเนินการ
8. ก าหนดระยะเวลาและวิธีการตรวจสอบและรายงานไว้อย่างชัดเจน เพื่อจะได้ตรวจสอบการปฏิบัติ
งานได้อย่างได้ผลสมบูรณ์ ผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบการท างานของตนเองและเทียบเคียงกับมาตรฐานที่
ได้ก าหนดไว้
อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารงานเอกสาร ก็มีสิ่งที่จะต้องน ามาพิจารณาด้วยนั้นก็คือ ขนาดองค์การ จ านวน
บุคลากร ลักษณะธุรกิจ จ านวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง งบประมากที่มีจ ากัด ทั้งหมดตังกล่าวข้างต้นคว รพิจารณา
ในการก าหนดนโยบายด้วยเช่นกัน
3.2 ศูนย์บริหารงานเอกสาร
ศูนย์การบริหารงานเอกสารเป็นแหล่งรวมข้อมูลและสถิติกลางที่มีหน้าที่ให้บริการแก่ฝุายต่างๆ ที่ร้อง
ขอศูนย์บริหารงานเอกสารเป็นหน่วยงานเอกเทศที่รวบรวมเอกสารไต้ตอบ หรือแหล่งอุปกรณ์ที่ใช้กับเอกสาร
เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์ ไมโครฟิล์ม วิดีโอเทป ฯลฯ เครื่องมือและอุปกรณ์ ตลอดจนเอกสารจะถูกเก็บรวบรวม
ไว้อย่างเป็นระเบียบระบบในแหล่งกว้าง แทนที่จะเก็บไว้เป็นการเฉพาะของผู้ปฏิบัติในลักษณะใครเป็นเข้าของ
เรื่องต าเนินการ ผู้นั้นก็จะเก็บไว้เอง
ในปัจจุบันนี้การติดต่อด้วยเอกสารในทางธุรกิจและราชการมีจ านวนมาก เพราะผู้บริหารเส็งเห็นความ
ส าคัญของเอกสารมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ซึ่งเอกสารที่ใช้มักจะไม่ค่อยได้เก็บ เมื่อใช้แล้วก็จะกองสุมๆ ไว้ หรือทิ้ง
ไป เวลาจะน ามาใช้อีกก็มีปัญหา เอกสารจ านวนมากมีความส าคัญและจ าเป็นตอการปฏิบัติอีกต่อไป จึงได้มีผู้
พยายามคิดจัดตั้งศูนย์กลางเพื่อเก็บเอกสารขึ้น เพื่อขจัดปัญหาดังกล่าวแล้ว ศูนย์นี้จะเป็นแหล่งรวมข้อมูลและ
บริการเอกสารแก่ผู้เกี่ยวข้องและต้องการใช้
