Page 22 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 22
~ 17 ~
หน่วยที่ 3นโยบายบริหารงานเอกสาร
เอกสารมีความส าคัญต่อหน่วยงานอย่างมากดังได้กล่าวมาแล้ว ยิ่งธุรกิจขนาดใหญ่เพียงใดก็
จ าเป็นต้องมีเอกสารมากขึ้นเป็นเงาตามตัว การจัดการเอกสารจึงควรต้องวางหรือก าหนดหน่วยควบคุมและ
ผลิตเอกสารให้รดกุม ต้องพิจารณาขนาดขององค์การหรือหน่วยงานว่าสมควรจะมีหน่วยงานควบคุมเอกตารก
หน่วยหรือเอกสารต้องเก็บไว้ที่ศูนย์เก็บเอกสารกลางแต่เพียงแห่งเดียว ต้องพิจารณาความสามารถของ
บุคลากรเคราะห์นโยบายขององค์การในเรื่องความส าคัญของการจัดการเอกสาร การจัดหางบประมาณและ
การวิเคราะห์ระบนการจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสม
3.1 แหล่งเก็บและควบคุมเอกสาร
เหตุผลบางประการที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องค านึงถึงในเรื่องของการจัดแหล่งเก็บเอกสารไว้ในศูนย์
บริหารงานเอกสารหรือเก็บเอกสารไว้ในแต่ละหน่วยงานนั้น พอสรุปได้ดั้งนี้
1. การจัดเก็บเอกสารไว้ในแหล่งเก็บเอกสารกลาง (การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร) จะได้ผลดีโดยไม่
มีการท างานซ้ าซ้อน แต่อาจจะมีความเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การจัดเก็บเอกสารไว้ในศูนย์รวม ลดค่าใช้จ่ายได้เพราะมีอุปกรณ์ที่เป็นมาตรฐานพร้อมทั้งช่วยให้
ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ก็มีข้อเสียอย่างหนึ่งคืออาจจะเสียเวลาที่ต้องออกจากศูนย์และนาเอกสารที่ใช้แล้ว
กลับคืนศูนย์กลางเก็บเอกสาร
3. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร สามารถควบคุมเอกสารได้ที่เพราะเอกสารจะถูกรวบรวมอยู่ใน
แหล่งเดียวกัน แต่ก็มีข้อเสียในเรื่องการบริหารที่อาจล่าช้าได้
4 การรวมศูนย์บริหารงานเอกสาร ท าให้ผู้ปฏิบัติเกิดความช านาญมากยิ่งขึ้น ผิดกับการกระจายการ
บริหารเอกสารประจ าหน่วยงานต่างๆ อาจไม่ได้ผู้ที่มีความช านาญเท่าที่ควร
5. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสารจะมีแบบอย่างการปฏิบัติที่เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน เมื่อเอกสาร
เกิดการช ารุดเสียหาย คืออาจซ่อมแซมหรือแก้ไขได้รวดเร็ว แต่การกระจายศูนย์บริหารงานเอกสารจะ
ปฏิบัติงานได้ล่าช้ากว่าและอาจไม่เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน
6. การรวมศูนย์บริหารงานเอกสารจะใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารได้ประโยชน์อย่างสูงสุด มากกว่าการ
กระจายการบริหารในแต่ละหน่วยงาน
อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารงานเอกสารก็มีสิ่งที่จะต้องน ามาพิจารณาประกอบด้วยหลายประการ นั่นก็คือ
ขนาดองค์การ จ านวนบุคลากร ความสามารถของบุคลากร จ านวนเอกสารที่ปฏิบัติ งบประมาณที่มีจ ากัดด้วย
ซึ่งทั้งหมดนี้ควรน ามาเป็นข้อมูลในการก าหนดนโยบายบริหารงานเอกสาร
