Page 17 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 17
~ 12 ~
2.5 การปรับปรุงระบบการจัดการเอกสาร
การปรับปรุงระบบงานเป็นเรื่องปกติและไม่อาจละเลยได้แม้แต่น้อย เพราะยังเป็นที่ยอมรับกันเสมอว่า
หนทางในการท างานที่ดีที่สุดนั้นไม่เคยมี โลกของความเจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็วมาก วิธีการและการ
พัฒนาระบบตลอดถึงการปรับปรุงต้องไม่ตามวิวัฒนาการของโลก การขยายตัวของหน่วยงานเพื่อให้รองรับ
ปริมาณงานเพิ่มด้วยการพัฒนาระบบการจัดการที่ดี จะช่วยให้ประสิทธิภาพของพนักงานดีขึ้น ระบบการ
จัดการที่ดีจะช่วยลดความยากล าบากแต่เพิ่มประสิทธิภาพของงาน
การปรับปรุงระบบงานทุกชนิด นอกจากจะมีเปูาหมายอยู่ที่การเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน
แล้ว ยังต้องมีเปูาหมายของการใช้เครื่องมือทุ่นแรงและวิทยาการสมัยใหม่เข้าช่วยเหลือด้วย การศึกษาและการ
เรียนรู้ทั้งระบบและการเรียนรู้การใช้เครื่องมือที่ทันสมัย ถึงต้องควบคู่กันไปเหมือนเงาตามตัว
การปรับปรุงระบบการจัดเอกสารควรค านึงสิ่งต่างๆ เหล่านี้คือ
1. เอกสารที่เป็นข้อมูลส าคัญและจ าเป็นของหน่วยงาน จะถูกพิจารณาอย่างรอบคอบจากผู้มีอ านาจ
จัดการเอกสารและก าหนดวิธีจัดเก็บไว้อย่างรัดกุมและปลอดภัย
2. จัดการกับระบบปฏิบัติที่ล่าช้าและมีสายทางเดินของงานวกวน เอกสารบางชนิดอาจไม่ส าคัญไป
กว่าสลากยาหรือใบปลิวโฆษณาสินค้าประจ าเดือน พนักงานจะต้องเรียนรู้ลักษณะและชนิดเอกสารที่ไม่จ าเป็น
3. ปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงระบบบริการที่ไม่จ าเป็นให้เหลือแต่แผนการบริการที่จ าเป็น การผลิต
เอกสารที่ซ้ าๆ ซาก การติดประกาศโฆษณาที่ไม่ค่อยได้รับความสนใจ เอกสารประชาสัมพันธ์ของหน่วยงาน อื่น
ที่ไม่มีประโยชน์ ต้องขจัดออกไปให้หมดสิ้น
4. การเลือกใช้แต่เครื่องมือที่ทันสมัย เช่น เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟูาชนิดเก็บข้อมูลได้ เครื่องถ่ายเอกสารที่
มีคุณภาพดี เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ วัสดุอุปกรณ์ทันสมัยเหล่านี้จะช่วยให้การปรับปรุงระบบงานดีขึ้น
5. การศึกษาปัญหาและรวบรวมปัญหา เพื่อการปรับปรุงแก้ไขและเป็นข้อมูลในการตัดสินใจเลือกทาง
เลือก ปัญหาทุกชนิดควรเก็บรวบรวมและจัดคณะกรรมการหาทางแก้ไขร่วมกัน ปัญหาที่จ าเป็นต้องแก้ไข โดย
ส่วน ก็ต้องรีบแก้ไขทันที โดยเฉพาะปัญหาที่เกี่ยวกับนโยบายและแผนงานส าคัญ จะต้องได้รับการ แก้ไขโดย
ส่วนและรวดเร็ว
6. จัดอบรมและพัฒนาบุคลากร เพื่อการปรับปรุงงานและเป็นทางส่งเสริมบุคลากรให้กาวหน้าใน
ต าแหน่งหน้าที่ เป็นการสร้างขวัญและก าลังใจแก่ผู้ปฏิบัติงาน เพิ่มประสิทธิภาพของงานและเป็นการบริการ
หน่วยงานต่างๆ อย่างได้ผลดี
7. การสร้างความร่วมมือและให้การยอมรับในหน่วยงานอื่นๆจะชายให้ประสบผลส าเร็จในการ
ปฏิบัติงาน มีการประชาสัมพันธ์เพื่อสร้างความร่วมมือแตะเข้าใจ จัดกิจกรรมหรือว่างเครือข่ายของานเอกสาร
ให้สะดวก และง่ายต่อการติดต่อต้มพันธ์กับหน่วยงานอื่น ๆ
