Page 13 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 13
~ 8 ~
6. การก าหนดมาตรฐานเครื่องมือเครื่องใช้ให้ทันสมัยอยู่เสมอและให้เหมาะสมกับขนาดขององค์การหรืการ
บริหารงานเอกสารเครื่องมือเครื่องใช้ที่ล้าสมัยก็พยายามถ่ายโอนไปไว้ที่อื่นหากยังใช้ต่อไปได้แต่ช ารุดก็รีบซอมแซมให้ใช้
การได้ดี เครื่องมือเครื่องใช้ที่เป็นเทคโนโลยีชั้นสูง เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องถ่ายไมโครฟิล์ม เครื่องอานไมโครฟิล์ม
ควรดูแลระวังรักษาให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ดี อาจะติดต่อโดยตรงกับภาคธุรกิจที่จ าหน่ายอุปกรณ์ให้ตรวจตราดูแลอย่าง
ใกล้ชิด
7 การก าหนดวิธีปฏิบัติในการเก็บเอกสาร การควบคุมและติดตามเอกสาร ตลอดจนนั้นตอนของการโอนย้าย
เอกสารและการท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็น
8.ส่งเสริมและสร้างขวัญก าลังใจของบุคลากรในหน่วยงาน วางกฎเกณฑ์ในการพิจารณาความดีความชอบ การ
เลื่อนต าแหน่ง หรือหาทางส่งเสริมความก้าวหน้า เช่น ส่งไปฝึกอบรม ให้ไปดูรานและส่งเสริมการดับเปลี่ยนหน้าที่ให้เกิด
การรอบรู้งานสารพัน เพื่อเป็นหนทางก้าวหน้าในอาชีพต่อไป
9. จัดให้มีการวิจัยผลงานการปฏิบัติในหน่วยงาน เพื่อหาทางแก้ไขปรับปรุงงานบริหารเอกสารให้มี
ประสิทธิภาพ
2.2.2 การก าหนดหน่วยงานควบคุมเอกสาร
โดยปกติเอกสารจะถูกเก็บไว้ในหน่วยงานของแต่ละหน่วยที่ปฏิบัติ และบางครั้งผู้ปฏิบัติงานเอกสารแล้วก็จะ
ส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์กลางเอกสาร อย่างไรก็ตามหน่วยงานที่ปฏิบัติก็มักจะถ่ายส าเนาเอกสารนั้นไว้ในหน่วยงานของตน
ก่อนส่งเอกสารตัวจริงไปให้ศูนย์กลางเก็บเอกสาร
ผู้บริหารงานเอกสารคงจะต้องตัดสินใจว่าเอกสารจะเก็บไว้ที่ศูนย์กลางหรือจะเก็บไว้ที่หน่วยงานต่างๆโดย
เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของการเก็บไว้แต่ละแหล่ง ถ้าจะเก็บไว้ในแหล่งเก็บแต่ละหน่วยงาน เอกสารจะเป็นความลับได้
เมื่อน ามาใช้ก็สะดวกรวดเร็ว แต่ก็ซ้ าซ้อนในเรื่องการใช้อุปกรณ์และก าลังคน
ส าหรับการเก็บเอกสารไว้ในศูนย์กลางนั้น มีข้อดีอยู่ก็คือท าให้บุคลากรมีความช านาญ ใช้บุคลากรน้อย
เครื่องมืออุปกรณ์ไม่มาก แต่ก็อาจท าให้การจัดการเอกสารลาช้า เช่น การสืบค้นหรืออ้างอิงเอกสาร ต่างๆ เมื่อต้องการ
เอกสารก็ต้องมีการหยิบยืมท าให้เสียเวลาในการปฏิบัติงาน
2.2.3 การวางแผนปฏิบัติงานในการเก็บต้นเอกสาร
ผู้บริหารงานเอกสารต้องตระหนักดีว่าการจัดการเอกสารจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกิจการ
เอกสารจะต้องมีเปูาหมายที่แน่นอนว่าจะเก็บเอกสารเพื่ออะไร เก็บอย่างไร ใช้อย่างไร เปูาหมายหลักของ การเก็บ
เอกสารก็คือ
1. เก็บเอกสารให้ครบถ้วนไม่สูญหาย
2. ค้นหาได้ถูกต้องสะดวกและรวดเร็ว
3 เป็นการรักษาสภาพของเอกสารให้คงทนถาวร
4. สร้างความเป็นระเบียบของงาน
5. เป็นการรักษาความลับของหน่วยงาน
6 ให้บริการได้เมื่อมีผู้ร้องขอและต้องการใช้
7 จัดเก็บเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
8. จัดเก็บเอกสารให้ประหยัดค่าใช้จ่าย
