Page 16 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 16
~ 11 ~
ก าหนดมาตรฐานของงานมาตรฐานของเครื่องมืออุปกรณ์มาตรฐาน .ในการเลื่อนต าแหน่งงานการเก็บรักษา
เอกสารตลาดจนการท าลายเอกสาร
ผู้บริหารงานเอกสารมีสิ่งที่จะต้องค านึงถึงตลอดเวลาก็คือ การพิจารณาระบบ การพิจารณาบุคลากร
และการพิจารณา หน่วยงานรับผิดชอบของตนอาจสรุปข้อควรพิจารณาในการจัดระบนให้ได้ผลดีคือ
1 การางลังการปฏิบัติงานเอกสาร ซึ่งผังดังกล่าวจะถูกก าหนดลงในแผ่นกระดาษในรูปของการ
ปฏิบัติงาน การเดินทางของแอกสาร การก าหนดเวลาในการปฏิบัติ ตลอดจนรายละเอียดของการปฏิบัติงาน
จะถูกก าหนดได้เป็นหลักและต้องเผยแพรให้บุคลากรทุกคนทราบอย่างชัดเจนด้วย
2. ระบบการเลือกใช้เครื่องมือส าหรับการจัดการเอกสาร เครื่องมือเครื่องใช้บางชนิดอาจล้าสมัยไม่
ทันกับเหตุการณ์ เช่น ตู้เก็บเอกสารสมัยเก่ามักท าด้วยไม้เปิดฝา เครื่องพิมพ์ดีดชนิดธรรมดาเวลาพิมพ์ทาให้
หนักแรง เครื่องอัดส าเนาสมัยใหม่ที่อัดได้โดยตรงจากต้นฉบับโดยไม่ต้องพิมพ์ใส่กระดาษไข เครื่อง มีและ
อุปกรณ์เหลานี้ต้องรู้จักเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน อุปกรณ์ชุดคอมพิวเตอร์ เครื่องยายไมโครฟิล์ม ไมโครฟิช
และเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม อาจน ามาใช้เก็บเอกสารด้วยระบบที่ทันสมัยได้อย่างในปัจจุบันนี้
3. ระบบการสรรพาเครื่องมือ เป็นระบบการจัดซื้อจัดหา ผู้บริหารงานเอกสารควรศึกษาจากแหล่งที่
จ าหน่าย ศึกษาประเภทผู้ผลิต กระบวนการท างานของเครื่อง เรียกตัวแทนผู้จ าหน่ายมาให้ข้อมูล อ่านแม็ก-
กาซีนหรือดูข่าวสารเกี่ยวกับโฆษณาเครื่องใช้ส านักงาน รู้จักการเปรียบเทียบราคา เปรียบเทียบคุณภาพ ศึกษา
กลไกการท างาน เปรียบเทียบประสิทธิภาพของวัสดุกุปกรณ์เครื่องใช้ให้ได้ประโยชน์อย่างแท้จริง
4. การก าหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นการจัดระบบโดยการก าหนดคุณภาพและปริมาณของงาน
ให้ เหมาะสมกับผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพ นอกจากนั้นยังเป็นแนวทางของผู้บริหารใช้เป็น
ข้อมูลในการพิจารณาบุคลากร ตลอดจนหาวิธีการส่งเสริมให้ก้าวหน้าต่อไป
5. การแสดงความสัมพันธ์ของงานเอกสารกับหน่วยต่างๆ จะช่วยให้การปฏิบัติงานของหน่วยงาน
จัดเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นเพราะหน่วยงานจัดเอกสารเป็นหน่วยงานบริการหรือหน่วยงานย่อยการสร้าง
ความสัมพันธ์กับหน่วยงานต่าง ๆ จะช่วยให้การด าเนินงานเป็นไปอย่างได้ผลและได้รับความร่วมมือ จากหน่วย
ต่างๆเป็นอย่างดี
6. การวางแนวทางการปรับปรุงระบบงาน เป็นวิธีการหนึ่งที่จะขาดเสียมิได้ เพราะไม่ว่าการปฏิบัติ
งานใด ๆ ย่อมต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาให้ดีขึ้นอยู่เสมอ
ผู้บริหารงานเอกสารควรวางระบบปรับปรุงและระบบรายงานควบคูกันไปเช่นจัดให้ผู้ปฏิบัติงานจัด
ท าบันทึกการท่างานประจ าวันหรือเขียนรายงานประจ าสัปดาห์ดังรูป
เวลา การปฏิบัติงาน จ านวนเวลา หมายเหตุ
08.30 น- 09.00 น ท าความสะอาดเครื่องมือ 30 นาที
09.00 น- 11.00 น พิจารณาเอกสารออก 6 ฉบับ 2ชั่วโมง ท าส าเนาส่งด้วย
11.00 น -12.00 น พิจารณารายงานการขาย 1ชั่วโมง
