Page 27 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 27
~ 22 ~
4. การเก็บเอกสารตามตัวเลข เหมาะส าหรับหน่วยงานที่มีเอกสารหรือรายชื่อลูกค้าจ านวนมากที่ต้อง
อาศัยตัวเลขเข้าช่วย ปัจจุบันนิยมใช้เก็บเอกสารกันมากขึ้น แม้จะเป็นการเก็บโดยอ้อมกิตาม เพราะไม่
จ าเป็นต้องค้นดัชนีอีกต่อไป เพียงกดชื่อลูกค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ หมายเลขประจ าชื่อลูกค้าก็ปรากฏบนจอ
ท าให้ค้นได้สะดวกและไม่ผิดพลาด
ส าหรับการเก็บเอกสารตามเสียงไม่นิยมใช้ในปัจจุบันนี้ เนื่องจากเกิดการผิดพลาดได้ง่ายและไม่สะดวก
ในการด าเนินงาน
5. การเก็บเอกสารตามวันที่ การเก็บเอกสารวิธีนี้ เป็นเรื่องง่ายๆ แต่ใช้เฉพาะเอกสารที่มีไม่มากนัก
โดยปกติจะใช้เดือนเป็นหัวข้อหรือเป็นบัตรน าหลัก ภายในเดือนนั้นๆ ก็จะเรียงเอกสารตามวันที่แต่มีเรื่อง
แบ่งเป็นหัวข้อย่อยลงไป แต่ก็มีปัญหาเวลาจะค้นเอกสารเมื่อต้องการ
3.6 อุปกรณ์ผลิตและการจัดการเอกสาร
วัสดุและอุปกรณ์ในการผลิตและจัดการเอกสารนั้น มีความจ าเป็นส าหรับองค์การเป็นอย่างมาก
เพราะอุปกรณ์ที่ดีจะมีส่วนข่ายให้การบริหารงานเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การที่ผู้บริหารก าหนด
มาตรฐานของอุปกรณ์ให้ได้มาตรฐานก็คือการเพิ่มประสิทธิภาพบริหารงานนั่นเอง
อุปกรณ์มาตรฐานส าหรับการจัดการเอกสารนั้น เป็นสิ่งจ าเป็นที่งานการบริหารจะขาดเสียมิได้เพราะ
เอกสารจะต้องถูกบรรจุไว้อย่างมิดชิดและปลอดภัยจากการสูญหาย โดยพื้นฐานมักจะประกอบไปด้วยอุปกรณ์
ต่างๆ ต่อไปนี้ คือ
1. เครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสารเครื่องพิมพ์ส าเนานี้เป็นเครื่องที่สามารถถ่ายจากต้นฉบับและอัดเป็น
ส าเนาได้ในตัว สะดวกในการจัดท าเอกสารหรือซ่อมรักษาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
2. เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าทั้งสองภาษา มีความจ าเป็นมากส าหรับการพิมพ์ชื่อดัชนี หรือการสร้างแบบเอกสาร
(Form) แต่ละชนิดใช้ส าหรับการพิมพ์ส าเนาหรือท าเอกสารออกจากส านักงาน นอกจากนั้น ยังมีเครื่องพิมพ์
ดีดอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บบันทึกข้อมูลได้ แทรกอักษรโดยอัตโนมัติ มีเทปลบในเครื่องได้ด้วย
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดย่อม เครื่องคอมพิวเตอร์นี้มีความส าคัญมาก สามารถบันทึกข้อมูลและพิมพ์ราม
ชื่อลูกค้าหรือรายละเอียดต่างๆ เก็บไว้ในแผ่นบันทึก (Disk1) ใต้มากมายเป็นแสนเป็นล้านชื่อ
4. ผู้เก็บเอกสาร (Cabinet) ตู้เก็บเอกสารมีอยู่หลายชนิด โดยทั่วๆ ไปนิยมใช้ตู้เหล็กชนิด 4 ลิ้นชักและผู้ชนิด
สองบาน ตู้เก็บเอกสารมีอยู่ด้วยกันหลายแบบ มีทั้งแนบใช้ไฟฟูาเข้าช่วย บังคับด้วยปุุมกด เมื่อพนักงาน
ต้องการเปิดลิ่นชักขั้นใดก็กดปุุมนั้น ลิ้นชักจะต่อยๆ เคลื่อนออกมาโดยไม่ต้องใช้มือดึงแต่ตู้ชนิดนี้ราคาค่อนข้าง
แพง ส าหรับตู้เอกสารทั่วๆ ไป ก็มีตั้งแต่ 2 ลิ้นชัก 3 สิ้นชัก 4 ชิ้นชัก สวนตู้ 5 ลิ้นชักและ 6 ลิ้นชักไม่ค่อย
เหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากสูงเกินไปซึ่งไม่เหมาะกับคนไทย ตู้เก็บเอกสารอีกชนิดหนึ่งทีนิยมใช้
กันทั่วๆ ไปก็คือ ตู้เอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้มีหลายชั้น มีรางเป็นลูกล้อผลักเคลื่อนที่ไปมาได้สะดวกส่วนที่เก็บ
เอกสารชนิดหมุนได้ไม่คอยนิยมใช้กันในบ้านเรา ยังมีอุปกรณ์เก็บเอาสารอีกชนิดหนึ่งที่เป็นชั้นวางเอกสารแบบ
เปิด มีลักษณะเป็นตู้ แต่เอกสารไว้รวมๆกัน โดยปกติจะเก็บเอกสารที่ไม่ได้จ าเป็นหรือไม่ค่อยได้ใช้ และ
ส่วนมากจะวางเอกสารทั้งแฟูมไว้ในชิ้นนี้
