Page 28 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 28
~ 23 ~
อุปกรณ์ส าหรับเก็บบัตรดัชนีและเก็บข้อความในบัตร เป็นอุปกรณ์ที่ส าคัญอีกอย่างหนึ่ง โดยทั่วๆ ไป
ท าเป็นสิ้นชักเล็กๆ คล้ายรางหรือท าเป็นกล่องพลาสติกซึ่งมีขายอยู่ทั่วไป อุปกรณ์ดังกล่าวมักใช้เก็บบัตรขนาด
5”#3”,6”3” และ 5”#8”
5. แฟ้มเอกสาร (Folders) แฟูมเก็บเอกสารมีส่วนส าคัญมากในการรวบรวมเอกสารไม่ให้กระจัด
กระจายนอกจากนั้นแฟูมเก็บเอกสารยังเป็นปกของเอกสารไม่ให้ช ารุดอีกด้วย แฟูมเก็บเอกสารมักผลิตด้วย
กระดาษหนาและเหนียว บางครั้งอาจท าจากพลาสติกเหนียว มีช่องด้านบนส าหรับเสียบหัวเรื่อง
(Caption)ของเอกสาร ซึ่งจะมีขนาดบรรจุเอกสารได้ 50 ฉบับถึง 500 ฉบับ มีขนาดกว้างยาวพอเหมาะกับ
ขนาดขอลิ้นชักใสลิ้นชักได้กระชับเลื่อนไปมาได้พอดี แฟูมเอกสารอาจจะเป็นแฟูมตัดธรรมดาหรือแฟูมแขวนก็
ได้
ส่วนประกอบที่จะใช้กับแฟูมอีกอย่างหนึ่งก็คือ บัตรน าหรือดัชนีคั้น บัตรนี้เป็นกระดาษค่อนข้องแข็งใช้
น้ าเอกสารและช่วยให้แฟูมกระชับขึ้นไม่แกว่งไปมา
6. เครื่องบันทึกเสียงและเครื่องบันทึกภาพ การเก็บเอกสารด้วยเครื่องบันทึกเสียงและบันทึกภาพ
เป็นการเก็บเอกสารระยะสั้นๆ เมื่อต้องการจะใช้ก็ถอดข้อความจากเรื่องและหรือใช้ประโยชน์ได้จากการใช้
เครื่อง Video Tape Recorder ผ่านเครื่องรับโทรทัศน์อีกต่อหนึ่ง
7. เครื่องรับโทรทัศน์ ใช้ประกอบกับเครื่องบันทึกภาพ (Video Tape)
8. เครื่องอ่านไมโครฟิล์มและไมโครฟิช กรณีที่ต้องเก็บเอกสารระบบไมโครฟิล์ม คือการถ่ายภาพลง
ในไมโครฟิล์มและน าไปอ่านด้วยเครื่องอ่านไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิช (Microfilms and Microfiche
Readers)
นอกจากอุปกรณ์ที่จ าเป็นดังกล่าวแล้วเป็นเบื้องต้น อาจมีอุปกรณ์ปลีกย่อยที่ประกอบและเลือกหาชื้อ
ได้โดยง่าย เช่น กระดาษกาว กรรไกร ที่เจาะกระดาษ เป็นต้น
เครื่องคอมพิวเตอร์ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่หรือพิมพ์เขียว
