Page 33 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 33
~ 28 ~
2. วางระบบการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างชัดเจน เช่น เอกสารชนิดไดจะเก็บตามตัวอักษร ตามตัวเลข
หรือปฏิบัติเพื่อให้ง่ายต่อการตัดสินใจและรวดเร็วในการจัดเก็บ
3. สร้างอุปกรณ์อย่างง่ายๆ เช่น แฟูมเก็บเอกสาร บัตรน่า หรือบัตรลายชื่อหรือแหล่งเก็บบัตรดัชนี
ต่างๆ ด้วยวัสดุที่มีอยู่
4. ประหยัดขั้นตอนการท างานที่ไม่จ าเป็นลงไป เช่น การแยกประเภทเอกสาร การจัดท าบัตรอ้างอิง
หรือการจัดท าบัตรดัชนีอย่างง่าย แต่ให้สะดวกในการเก็บค้นเอกสาร
5. การก าหนดวิธีการโอนเอกสารหรือการท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็นในการใช้ เพื่อประหยัด
อุปกรณ์และลดเวลาการปฏิบัติงาน
6. เรียนรู้ระบบการจัดการเอกสาร การแบ่งหมวดหมู่เอกสาร ตลอดจนศึกษาการด าเนินการเกี่ยวกับ
เอกสารสมัยใหม่อยู่เสมอ
7. ต้องระลึกเสมอว่า การจัดการเอกสารที่ดีไม่ได้มีวิธีเดียว คุณภาพของการจัดการเอกสารอยู่ที่การ
ให้บริการรวดเร็วและถูกต้องเป็นส าคัญ
ดังกล่าวแล้วข้างต้นว่า เอกสารจะมีประโยชน์มากที่สุดหรือไม่จะอยู่ที่ผู้บริหารสามารถจัดเก็บหรือ
ให้บริการได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งสามารถสร้างอุปกรณ์เพื่อการเก็บค้นเอกสารอย่างประหยัดค่าใช้จ่ายของ
องค์การ
