Page 24 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 24
~ 19 ~
ปัจจัยส าคัญที่ผู้จัดการเอกสารจะต้องน ามาพิจารณาวางแผนในการจัดตั้งศูนย์บริหารงานเอกสารมีอยู่
หลายประการ ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องค านึงถึงผลประโยชน์ที่คุ้มค่ากับการลงทุน ตลอดจนค านึกถึงความ
พร้อมของการจัดการเป็นส าคัญ คือ
1. นโยบายของผู้บริหารสูงสุด
2. ค่าใช้จ่ายในการด าเนินการ
3. การจัดสรรเครื่องมือและอุปกรณ์ในขีดความสามารถของตน
4. บุคลากรที่อยู่ในหน่วยงาน
5. โปรแกรมและกระบวนการจัดเก็บเอกสารที่จะเอื้อประโยชน์ต่อการบริการเอกสารและ
ประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน
เหตุผลการก าหนดศูนย์รวมเอกสาร เอกสารทุกชนิดของกิจการที่จ าเป็นจะต้องเก็บไว้นั้น โดยทั่วไป
จะถูกเก็บไว้ใน 2 แหล่งเก็บ คือ
1. เก็บรวมไว้ที่ศูนย์บริหารงานเอกสาร
2. เก็บรวมไว้ในแต่ละแผนกที่ปฏิบัติ
มีข้อที่ควรน ามาพิจารณาว่า เอกสารควรจะเก็บไว้ในแต่ละแผนกที่ปฏิบัติหรือหน่วยงานต่างๆ หรือ
ควร เก็บไว้ที่ศูนย์บริหารงานเอกสารกลางนั้น พอสรุปได้ดังนี้
1. เอกสารควรเก็บในแหล่งเก็บเอกสารกลางหรือศูนย์บริหารงานเอกสารควรเป็นเอกสาร
ดังต่อไปนี้คือ
1) เอกสารที่ไม่เกี่ยวกับนโยบายของกิจการหรือแผนแม่บทต่างๆ
2) เอกสารที่บอกลักษณะของแผนผัง แผนภูมิของกิจการ
3) เอกสารที่เป็นสถิติตัวเลขหรือเป็นประวัติศาสตร์ แหล่งค้นคว้าข้อมูลต่างๆ
4) เอกสารภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานไตหรือกิจการใดโดยตรง
5) เอกสารที่หน่วยงานต่าง ๆ ต้องการให้เก็บไว้เป็นหลักฐาน
6) ค าสั่งหรือข้อบังคับหรือระเบียบขององค์การ
7) ประวัติบุคลากรทั้งหมดขององค์การ
8) เอกสารควรเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารกลาง เมื่อองค์การนั้นๆ มีขนาดไม่ใหญ่โตนัก
2. ส าหรับเอกสารที่ต้องเก็บไว้ในแต่ละหน่วยงานที่ปฏิบัตินั้นพอแยกได้ดังนี้ คือ
1) นโยบายหรือแผนการด าเนินงานของหน่วยงานแต่ละหน่วย
2) เอกสารเฉพาะโดยตรงของหนักงานนั้นๆ
3) ค าสั่งหรือข้อบังคับ หรือระเบียบของหน่วยงานนั้นโดยตรง
4) ประวัติบุคลากรของหน่วยงาน
5) เมื่อองค์การนั้นมีขนาดใหญ่และมีแผนงานปฏิบัติแยกกันอยู่หลายๆ หน่วยงาน
จะเห็นได้ว่า การจัดแบ่งเอกสารอยู่เป็นศูนย์รวมหรือกระจายแยกไปตามหน่วยงานต่าง ๆ มีความ จ าเป็นตาม
เหตุผลดังกล่าวแล้ว ซึ่งก็มีทั้งผลดีและผลเสียอยู่ด้วยกันในตัว เช่น ถ้าเอกสารเก็บไว้ที่ศูนย์กลางจะท าให้ลด
ก าลังคน มีแบบแผนเหมือนๆ กัน ท่าให้ผู้ปฏิบัติเกิดความช านาญ เป็นต้น
ส าหรับข้อเสียก็คือ ไม่เหมาะกับงานที่เป็นความลับ อาจท าให้ยุ่งยากในการปฏิบัติ อาจมอบหมายงาน
ตามล าดับความส าคัญของงานไม่ได้ ฯลฯ
