Page 49 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 49
~ 44 ~
3. ท าลายโดยน าเอกสารที่หมดอายุการใช้งานแล้วมาท าประโยชน์ใหม่ได้อีก เช่น การสร้างอ่างหรือ
บ่อท าลาย เอกสารจะถูกใส่ลงไปในย่างที่ใส่น้ ายาตะลายหมึก เอกสารจะถูกยุ่ยให้อ่อนตัวด้วยน้ ายาและเมื่อ
น้ ายาละลายหมึกหมดแล้วก็น ากระดาษที่ถูกท าให้อ่อนตัวไปตากผึ่งแตดจนแห้ง จ าหน่ายหรือใช้ประโยชน์ได้
อีกต่อไป
5.6 หลักการจัดหาอุปกรณ์
หลักการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้หรือวัสดุอุปกรณ์ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อหน่วยงานสูงสุดในด้านการ
ประหยัดงบประมาณและให้ได้ประสิทธิภาพต่อการใช้งานนั้น ผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารจะต้องพิจารณาอย่างถี่
ถ้วนหลายๆ ประการ เพราะอุปกรณ์แต่ละชนิดที่ซื้อหามาไว้ใช้ในส านักงานจะต้องมีอายุการใช้งานนานหลายๆ
ปี หากเป็นวัสดุอุปกรณ์ที่ไม่เหมาะสม ล้าสมัยง่าย ประโยชน์ใช้สอยต่ าแต่ราคาค่อนข้างแพง หรือการซื้อจากผู้
จ าหน่ายอิสระ ก็จะท าให้การบ ารุงรักษาไม่ได้รับความสะดวกเท่าที่ควร หลักการที่ควรน ามาพิจารณาในการ
ตัดสินใจซื้อหาวัสดุอุปกรณ์มาไว้ใช้ในส านักงานนั้น พอประเมินได้เป็นสังเขปดังนี้ คือ
หลักการพิจารณาทั่วๆ ไป
หลักการได้รับบริการ
หลักการบ ารุงรักษา
หลักของการควบคุม
5.6.1 หลักการพิจารณาทั่วๆ ไป
หลักของการพิจารณาโดยทั่วๆ ไปนั้น เบื้องต้นจะต้องพิจารณาและจะละเว้นมิได้ มีอยู่หลายประการ
คือ
1. หลักของความจ าเป็นต้องใช้ วัสดุอุปกรณ์หลายชนิด ควรเป็นวัสดุอุปกรณ์ที่ผลิตและออกแบบให้
ทันสมัยในการใช้งาน วัสดุบางชนิดอาจมีความจ าเป็นและเหมาะสมกับหน่วยงานแห่งหนึ่ง แต่บางหน่วยงานไม่
ค่อยมีความจ าเป็น ดังนั้น จะต้องพิจารณาดูว่าความจ าเป็นมีหรือไม่ หากจัดซื้อมาแล้วประโยชน์ที่ได้ไม่ค่อยคุ้ม
กับค่าใช้จ่ายที่เสียไป ก็ไม่ควรซื้อหามาใช้ อาจจะจัดหาอุปกรณ์ชนิดอื่นมาใช้แทนได้ เช่น แฟูมบางชนิดที่ผลิต
จากกระดาษแข็งมีราคาแพงเกินไป ก็อาจหาแฟูมบางชนิดราคาถูกมาใช้แทน ตู้เก็บเอกสารชนิดใช้ไฟฟูา มีราง
หรือล้อเลื่อน อาจจะไม่จ าเป็นส าหรับส านักงานขนาดเล็ก ดังนี้เป็นตัน
2. ขนาด จ านวน และความเหมาะสมของส านักงาน เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ควรน ามาพิจารณาก่อนตัดสินใจ
เลือกซื้อวัสดุอุปกรณ์ อุปกรณ์บางชนิดอาจจะมีขนาดต่างกัน ราคาไม่เท่ากัน ถ้าจะลดขนาดลงให้เหมาะสมกับ
งานก็ต้องสดขนาดลง เพื่อความสวยงามและประหยัดค่าใช้จ่าย จ านวนของวัสดุอุปกรณ์เป็นเรื่องจ าเป็น
พนักงานจะต้องจัดหาวัสดุอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับงานของตน อย่าซื้อหามาจนเกินความจ าเป็น บางครั้งไม่ ได้
ใช้งานหรือใช้น้อย ท าให้เสียงบประมาณโดยไม่จ าเป็น
ส าหรับความเหมาะสมของส านักงานก็คือ วัสดุอุปกรณ์บางชนิดต้องพิจารณาถึงความเหมาะสม
กล่าวคือ ขนาดของส านักงาน ประเภทของงาน ความเหมาะสมในการใช้อุปกรณ์ ตลอดจนพิจารณาถึงปริมาณ
งานอีกด้วย
