Page 53 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 53
~ 48 ~
หน่วยที่ 6การเก็บค้นเอกสารประเภทต่างๆ การรักษาและท าลายเอกสาร
6.1 การเก็บเอกสารราชการ การรักษา และการท าลาย
การเก็บค้นเอกสารราชการเป็นไปตามระเบียบและวิธีปฏิบัติที่ก าหนดโดยระเบียบส านัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 2526 สรุปโดยการแบ่งตามระเบียบการเก็บเอกสารเป็น 3 ลักษณะดังนี้
คือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บดังกล่าวนี้หมายความถึงการเก็บเอกสารที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จสิ้นและ
เอกสารยังอยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่องที่ด าเนินการนั้น
2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว การเก็บตังกล่าวหมายถึง การเก็บหนังสือที่ได้ด าเนิน
การทุกขั้นตอนเสร็จแล้วและไม่ต้องด่าเนินการใดๆ ต่อไปอีก เมื่อเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติได้จัดท าบัญชีหนังสือส่งเก็บ
พร้อมทั้งได้ท าส าเนาคู่ฉบับเก็บไว้ด้วย ก็ให้ส่งหนังสือที่จัดเก็บให้เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่จัดเก็บหนังสือปฏิบัติตาม
ขั้นตอนที่ทางราชการก าหนดไว้ตามระเบียบ
3 การเก็บเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบ การเก็บประเภทนี้คือการเก็บหนังสือที่ได้ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย
แล้วแต่ก็อาจจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ า หากจะส่งไปที่หน่วยเก็บเอกสารของราชการ ก็อาจจะท าให้
ไม่ สะดวกในการที่จะใช้สอยเอกสารนั้นอีก ดังนี้ ให้เจ้าของเรื่องเก็บหนังสือราชการนั้นไว้ในหน่วยงานของคน
ได้ แต่เมื่อใดหมดความจ าเป็นที่จะใช้ในการตรวจสอบหรือใช้ประโยชน์ใดๆ แล้ว ก็ต้องจัดส่งหนังสือนั้นไปไว้ใน
หน่วยเก็บเอกสารของส่วนราชการต่อไป
6.1.1 วัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารราชการ
เนื่องจากหนังสือราชการที่ได้ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือปฏิบัติเสร็จแล้ว แต่ก็ยังมีความจ าเป็นจะต้องใช้
เพื่ออ้างอิงหรือใช้ประกอบการวางแผนการปฏิบัติงานได้ในอนาคต
ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้ก าหนดระเบียบและวิธีปฏิบัติไว้
อย่างชัดเจน ตามลักษณะของการเก็บเอกสารดังกล่าวแล้ว เหตุผลส าคัญที่จะต้องจัดเอกสารและเก็บเอกสารมี
ดังต่อไปนี้
1. เพื่อให้เอกสารราชการมีแหล่งเก็บที่ดีมีระเบียบเมื้อมีความจ าเป็นจะน่าเอกสารกลับมาใช้ประโยชน์
ก็สามารถต้นหาได้ง่ายในทันทีที่ต้องการ
2. เพื่อเป็นการรวบรวมหมวดหมู่ เรื่องราว หรือขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารเข้าไว้ด้วยกันสะดวกใน
การค้นคว้าหรือหยิบใช้ได้สะดวก
3 เพื่อให้มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัย เอกสารบางชนิดอาจเป็นความลับของทางราชกรก็สามารถ
เก็บไว้ได้ในแหล่งเก็บที่มีความปลอดภัยจากการถูกรื้อค้นหรือท าลายหลักฐานที่ส าคัญลงได้
