Page 55 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 55
~ 50 ~
2) ให้ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียนลงเลขทะเบียน
รับเรียงล าดับติดต่อกันไปโดยให้ลงให้ตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือบนมุมด้านขวาของหนังสือ(ตามข้อ 1)
นอกจากนั้น ยังให้ลงเลขหนังสือที่รับเข้ามา ลงวัน เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้า ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือ
หรือชื่อบุคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือมิไปถึง ลงชื่อเรื่องหนังสือพร้อมทั้งบันทึกการ
ปฏิบัติของผู้รับหนังสือไว้ด้วยว่าได้ต าเนินการไปอย่างไร
3) จัดแยกหนังสือที่จะส่งให้หน่วยงานต่อไป โดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้น การส่งหนังสือไป
ให้สวนราชการ จะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือหรือจะให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือไว้เป็น
หลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได้
2. การใช้บัตรตรวจค้นเข้าป่วย บัตรตรวจค้น เป็นบัตรก ากับหนังสือแต่ละรายการ เพื่อให้ทราบว่า
หนังสือนั้นได้มีการต าเนินการตามล าดับขั้นตอนอย่างใดจนกระทั่งเสร็จสิ้น บัตรนี้เก็บเรียงล าดับกัน
เป็นชุดในที่เก็บ ในบัตรตรวจคันให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ ลงเลขทะเบียนหนังสือ เลขที่ออก
หนังสือ วัน เดือน ปี ของหนังสือ เรื่องย่อๆ ของหนังสือ และบันทึกการปฏิบัติของหนังสือ บัตรตรวจค้นนี้จะ
ช่วยในการเก็บค้นเอกสารได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
บัตรตรวจค้น
(ให้ลงเรื่องและตามหมวดหมู่ของหนังสือ)
เรื่อง......................................................................................................รหัส...................
เลขทะเบียนรับ ที่ ลงวันที่ รายการ การปฏิบัติ
ให้ลงเลขทะเบียน ให้ลงเลข ให้ลงวัน ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือ ให้บันทึกการปฏิบัติ
ตามทีปรากฎใน ที่ของ เดือน ปี เพื่อให้ทราบว่า หนังสือ เกี่ยวกับหนังสือนั้น
ทะเบียนหนังสือ หนังสือ ของหนังสือ นั้นมาจากที่ใด เรื่องอะไร เพื่อให้ทราบว่าส่ง
ไปที่ใด เมื่อใด
6.1.3 การเก็บเอกสารในระยะเวลาต่างๆ
ดังได้กล่าวมาแล้วว่า ขั้นตอนของการเก็บเอกสารของทางราชการมีอยู่ด้วยกัน 3 ขั้นตอนหรือ 3 ระยะคือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
3 การเก็บเพื่อใช้ในการตรวจสอบ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บเอกสารที่ไม่สู้จะสลับซับซ้อนหรือยุ่งยากมากนัก กล่าวคือมี
เอกสารที่สงเข้ามาในหน่ายงานสารบรรณหรือหน่วยปฏิบัติงานเดียวกับหนังสือราชการ ผู้ปฏิบัติจะต้องปฏิบัติ
เกี่ยวกันหนังสือโดยสรุปดังต่อไปนี้
