Page 56 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 51 ~

1) หนังสือราชการขากภายนอก เมื่อได้รับเข้ามาใหม่ ผู้ปฏิบัติจะต้องพิจารณาว่าเอกสารนั้นมีจ่ายหน้า

ของถึงผู้ใดโดยเฉพาะหรือไม เป็นความดับหรือไม่ ผู้ต่อเอกสารส่งมาเป็นปกติก็ให้เปิดซองตรวจเอกสารดูความ
เรียบร้อย หากเอกสารนั้นไม่เรียบร้อยหรือไม่ถูกต้อง เช่น ไม่มีวันที่ออก ไม่มีเลขที่ออกหรือถ้าในเอกสารระบุมี
"สิ่งที่ส่งมาด้วย" แต่ในซองเอกสารมีไม่ครบหรือไม่มี ผู้ปฏิบัติจะต้องติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โดยท า
บันทึกความบกพรองไว้แล้วต าเนินการต่อไป

2) ทาการประทับตราหนังสือที่มุมบนหนังสือตานขวามือ โดยปกติคราประทับหนังสือจะมีรายการรับ
ที่......วันที่.......เวลา.......... ที่รายการดังกล่าวผู้ปฏิบัติจะต้องลงรายการให้ครบถ้วน

(ชื่อส่วนราชการ)

เลขรับ..................................
วันที่....................................
เวลา.......................................

3) การลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ ซึ่งผู้ปฏิบัติจะต้องลงรายการทุกรายการในสมุด
ทะเบียนหนังสือรับ เช่น เลขทะเบียนหนังสือรับ ที่ ลงวันที่ จากหน่วยงานใด ถึงหน่วยงานใด เรื่องของหนังสือ

ถ้าไม่มีก็ให้สรุปเรื่องย่อๆ การปฏิบัติคือได้ต าเนินการไปอย่างไร หมายเหตุกรณีจ าเป็นอื่นๆ