Page 59 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 59
~ 54 ~
ส าหรับการเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติงานเสร็จแล้วนี้ ก็จะก าหนดวิธีการเก็บเป็นรายปีอีกครั้งหนึ่งจะท าให้
หน่วยเก็บระหว่างปีมีที่เก็บมากขึ้นเพราะเอกสารที่เก็บระหว่างปีหรือสองปี จะถูกโยกย้ายออกไปด้วยกัน การ
โอนเอกสารไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารแหล่งใหม่ ซึ่งอาจเป็นแหล่งเก็บศูนย์กลาง การปฏิบัติดังกล่าวนี้ จะต้องมี
การปฏิบัติที่รัดกุมยิ่งขึ้น กล่าวคือน าทะเบียนเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดมาพิจารณาและแยกประเภท เอกสาร
ออกเป็น เอกสารส าคัญ เอกสารลับ เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี 10 ปี 25 ปี หรือเอกสารที่ต้องเก็บ ไว้ตลอดไป
พร้อมทั้งตรวจดุด้วยว่าเอกสารใดควรท าลาย ก็ควรเสนอแต่งตั้งกรรมการพิจารณาเพื่อท าทะเบียนท าลายต่อไป
เมื่อเจ้าหน้าที่กลางในการเก็บได้รับหนังสือราชการและบัญชีหนังสือส่งเก็บแผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น มีค า
ว่า "เก็บถึง พ.ศ.........* หรือค าว่า "ห้ามท าลาย" ด้วยหมึกสีแดง
การท าทะเบียนคุมเอกสารก็เป็นงานอย่างหนึ่งที่ส าคัญมาก เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารควรพิจารณา
ด าเนินงานเกี่ยวกับเอกสารที่จะส่งไปหน่วยเก็บใหม่หรือเก็บเอกสารเมื่อสิ้นปีดังนี้
1) จัดเตรียมสถานที่เก็บเอกสารที่เหมาะสม ปลอดภัยจากสิ่งต่างๆ เช่น ฝุุนละออง ปลวก มดเป็นต้น
2) ท าบัญชีหนังสือแยกประเภทตามความส าคัญและจ าเป็นต้องเก็บหนังสือไว้นานเท่าใด โดยดูจาก
ระเบียบของทางราชการและคู่มือปฏิบัติเป็นส าคัญ
3) จัดหาแฟูมปกแข็งสันหนาชนิดเจาะร้อยเอกสารไว้อย่างเป็นระเบียบ ชื่อแฟูมเป็นรหัสตัวหนังสือ
ประจ าหน่วยหรือตัวเลขไว้บนสันแฟูม ตามทะเบียนหนังสือของราชการอาจเขียนเรื่องหรือปี พ.ศ.ของเอกสาร
ไว้ด้วยก็ได้ แฟูมเก็บเอกสารชนิดสันแข็งนี้ ถ้าแยกเป็นสีได้ก็จะท าให้สะดุดตาในการค้นหามากยิ่งขึ้น แฟูมนี้ควร
วางเรียงไว้ในตู้เก็บเอกสารชนิดเปิดสันแฟูมให้เห็นง่าย แต่หากจะมีแฟูมไว้ในตู้เหล็กชนิดตู้ 2 บาน ก็จะ
ปลอดภัยมากยิ่งขึ้นไปอีก
4) การจัดท าทะเบียนหนังสือเก็บ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ และบัญชีคุมยอดหนังสือ
ต่างๆ ตามแบบ และระเบียนปฏิบัติของทางราชการจะช่วยให้วิธีการควบคุมเอกสารเป็นไปอย่างรัดกุมยิ่งขึ้น
