Page 61 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 56 ~

3. สารเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ เป็นการเก็บที่ปฏิบัติเสร็จ แต่จะใช้เป็นหนังสือเพื่อตรวจสอบ
เสมอๆ เข้าหน้าที่จัดการหนังสือราชการจะต้องจัดหาอุปกรณ์ที่จ่าเป็น เช่น ตู้เก็บเอกสารชนิด 2 บานแฟูมต้น
หนาชนิดเจาะรูร้อยเอกสาร บัญชีควบคุมเอกสารที่เก็บ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบหรือต้นหาได้ง่ายเมื่อโดที่
หมดความจ าเป็นจะใช้ตรวจสอบแล้ว ก็น่าส่งไปให้ศูนย์กลางเก็บเอกสารตอไปหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดย

พิจารณาจากความจ าเป็นและอายุของเอกสารที่จะต้องจัดเก็บไว้
ส าหรับอายุของเอกสารที่จะต้องท าการเก็บไว้ตามระเบียบของหน่วยราชการระเบียนปฏิบัติไว้เป็น
คู่มือหรือแนวทางของเจ้าหน้าที่ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพ ศ. 2526 ด้งนี้
1) หนังสือทุกชนิดโดยปกติต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือที่จะกล่าวต่อไปนี้

(1) หนังสือที่เป็นความดับของราชการ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภัยของชาติ
(2) หนังสือที่เกี่ยวกับกฎหมายหรืออรรถคดี หรือระเบียบแบบแผน ที่ก าหนดไว้อย่างไร ก็ให้ปฏิบัติ
อย่างนั้น

(3) หนังสือที่ใช้ค้นคว้าทางประวัติศาสตร์ให้เก็บไว้ดลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรม
ศิลปากรก าหนด
(4) หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ที่มีส าเนาและตัวเรื่องต้นได้จากที่อื่น ต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

(5) หนังสือราชการธรรมดา เกิดขึ้นประจ าต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า1 ปี
ในกรณีที่หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ถ้าไม่จ าเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี จะท าลายได้ ต้องตกลงกับ
กระทรวงการคลังก่อน
2) ทุกปีปฏิทิน ถ้ามีหนังสือราชการที่มีอายุครบ 25 ปี ให้ส่วนราชการท าบัญชีส่งมอบหนังสือให้กอง
จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายใน 31 มกราคมของปีถัดไป แต่ถ้าเป็นหนังสือที่สงวนไว้เป็นความลับ

หนังสือที่มีกฎหมายหรือข้อบังคับหรือระเบียบที่ก าหนดไว้เป็นอย่างอื่นก็ให้ปฏิบัติตามนั้น