Page 58 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 58
~ 53 ~
4) การจัดแยกหนังสือที่องทะเบียนรับแล้วส่งให้สวนราชการที่เกี่ยวข้องต าเนินการ ซึ่งจะส่งโดยใช้สมุด
สงหนังสือหรือจะให้ผู้รับหนังสือลงลายมือรับหนังสือไว้ในสมุดรับหนังสือก็ได้
ในกรณีที่การส่งหนังสือนี้จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้โดหรือไม่ ให้เป็นไปตามที่ผู้บังคับบัญชาก าหนด
แต่ถ้าการรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสารบรรณ แล้วจะเสนอ
ผู้บังคับบัญชาหรือไม่ ให้อยู่ในดุลพินิจโดยอนุโลม
5) การจัดอุปกรณ์ส าคัญส าหรับหน่วยงานรับหนังสือนั้น เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการรับ-ส่ง
หนังสือระหว่างปฏิบัติ มีหน้าที่ที่จะต้องด าเนินการเกี่ยวกับหนังสือเข้า ตั้งแต่รับไปจนถึงน่าส่งหน่วยงาน
เกี่ยวข้องให้เรียบร้อย อุปกรณ์ส าคัญที่จะต้องจัดหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานรับส่งหนังสือคือแฟูมชนิด
ต่างๆเช่น
(1) แฟูมหนังสือเข้าใหม่ แฟูมชนิดนี้ควรเป็นแฟูมสีต่างหากจากแฟูมอื่นๆ สีควรเป็นสีอ่อน ๆเย็นตา
ส าหรับใส่เอกสารที่ผ่านการประทับตรารับและลงทะเบียนรับแล้ว เพื่อรวบรวมเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตรวจ
พิจารณาและสั่งการว่าจะให้ด าเนินการอย่างไร แฟูมหนังสือใหม่นี้ควรแบ่งออกเป็นแฟูมหนังสือธรรมดาโดย
อาจเขียนชื่อแฟูมว่า "ใหม่-ธรรมดา" และแฟูมส าหรับหนังสือด่วน อาจให้ชื่อแฟูมว่า "ใหม่- ด่วน เพื่อให้ผู้
ปฏิบัติได้ปฏิบัติได้รวดเร็วและเป็นการเดือนผู้บังคับบัญชาในการสั่งการอีกด้วย
ส าหรับแฟูมหนังสือเข้าใหม่อีกชนิดหนึ่ง ก็คือ แฟูมหนังสือดันหรือปกปิด แฟูมชนิดนี้ควรเป็นแฟูมสีสด
ชื่อแฟูมควรให้ชื่อว่า "ลับ-ปกปิด" เพื่อให้ผู้ปฏิบัติรักษาความลับของหนังสือราชการไว้อย่างได้ผลดีและ
ผู้บังคับบัญชาสั่งการแล้วจะส่งให้ผู้ปฏิบัติโดยตรงไม่วางไว้ให้ผู้อื่นรู้ความลับได้
(2) แฟูมรอต าเนินการ แฟูมชนิดนี้เป็นแฟูมใส่เอกสารที่ลงทะเบียนเสร็จแล้วก าลังรอค าเนินการตาม
ขั้นตอนหรือระเบียบต่างๆ ควรให้ชื่อแฟูมว่า "รอด าเนินการ" เพื่อเตือนผู้ปฏิบัติให้รีบต าเนินการโดยเร็วต่อไป
(3) แฟูมรอส่งเอกสาร แฟูมชนิดนี้จะใส่หนังสือที่ปฏิบัติตามขั้นตอนสารบรรณเสร็จแล้วเพียงแต่รอ
จัดส่งหรือจ าหน่ายหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่อไป
2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว หน่วยงานที่มีหน้าที่เก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วควรมี
เปูาหมายของการเก็บ ตลอดจนการวางแผนในการเก็บเอกสารให้ได้ผลดีและมีประสิทธิภาพ นั่นก็คือจะต้องจัด
สถานที่เก็บให้เหมาะสม เดือกอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัย ประสานงานกับหน่วยปฏิบัติอยู่เสมอ พร้อม
ทั้งร่วมมือประสานงานการท างานร่วมกันอย่างถูกต้อง
การเก็บหนังสือราชการที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วนี้ ถ้ายังอยู่ในระหว่างปีปฏิทิน (ยังไม่สิ้นปี) เข้าหน้าที่
เจ้าของเรื่องที่ปฏิบัติควรจะเก็บไว้ในหน่วยงานนั้น ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการและการปฏิบัติการ
เก็บก็รวดเร็ว การเก็บก็เก็บหนังสือลงในแฟูมแขวนชนิดอ่อนหรือเก็บลงในแฟูมชนิดสันหนา ชนิดเจาะร้อย
เอกสาร ที่สันปกเขียนกลุ่มเรื่องแต่ละแฟูมโดยให้กลุ่มเรื่องละ 1 แฟูม หนังสือในแฟูมให้เรียงตามล าดับวันที่
