Page 66 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 66
~ 61 ~
ในกรณีที่เก็บเอกสารเมื่อได้ปฏิบัติเสร็จแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก เจ้าของเรื่อง
จะต้องจัดท าบัญชีหนังสือส่งเก็บอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและต าเนาคู่ฉบับส าหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ
เก็บไปอย่างละฉบับ ซึ่งได้กรอกรายการตามแบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ ดังนี้
บัญชีหนังสือส่งเก็บ
หมวด .......... กลุ่ม ......... จากแฟูมที่ ......... ถึงแฟูมที่ ................ พ.ศ. ..................
ล าดับ ที่ ลงวันที่ รหัส เรื่อง อายุ หมายเหตุ
ที่ ประจ า การเก็บ
เรื่อง หนังสือ
ให้ลงเลข ให้ลงเลขที่ ให้ลงวัน เดือน ให้ลง ให้ลงเรื่องของ ให้ลงวัน ให้บันทึก
ล าดับ ขอหนังสือ ปี ของหนังสือ รหัส หนังสือแต่ละ เดือน ปี ข้อความ
เรื่องของ แต่ละฉบับ แต่ละฉบับ ประจ า ฉบับในกรณีไม่ ที่จะเก็บ อื่นใด(ถ้ามี)
หนังสือที่ เรื่องตาม มีเรื่องให้ลง ถึง ในกรณี
เก็บ ทะเบียน สรุปย่อ ให้เก็บไว้
ระบบ ตลอดไป
การจัด ให้ค าว่า
เก็บ ห้ามท า
หนังสือ ลาย
ราชการ
(หมวด กลุ่มเรื่อง จากแฟูมที่ ถึงแฟูมที่ พ.ศ. ให้ลงตามทะเบียนระบบการจัดเก็บหนังสือราชการ)
ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บให้เจ้า
หน้าที่ประจ าหน่วยเก็บ ที่ส่วนราชการนั้นๆ ก าหนด
หนังสือที่ไม่มีความส าคัญมากนัก อาจลงไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว เย็บด้วยลวดหรือวิธีอื่น
แทนการบรรจุซอง โดยการจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามแบบของทางราชการ ส าหรับหนังสือที่
ปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามระเบียบที่ก าหนด
ในกรณีที่ไม่ใช้สมุดสงหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือแนบติดซองไปด้วย การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ให้
ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย ก าหนดไว้
การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อสงหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับ ลงชื่อรั บ
ในสมุดสงหนังสือรับ ใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้น าใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่ส าเนาคูฉบับหนังสือที่ได้
ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่
เท่าใด วันเดือนปีใด
