Page 48 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 43 ~

นอกจากนั้นยังมีผู้แบบเคลื่อนที่ได้และชนิดหมุนได้ ซึ่งผู้เก็บเอกสารแบบเคลื่อนที่ได้นี้จะมีหลายๆชั้น
มีรางเหล็กท าให้ผลักไปมาได้สะดวก

ตู้เก็บเอกสารชนิด 4 สิ้นชัก เป็นคู่เหล็กที่นิยมใช้เก็บเอกสารมากที่สุด เพราะไม่เปลืองเนื้อที่มากความ
สูงของตู้เหมาะสม แต่ละลิ้นชักความกว้างจะพอดีส่ าหรับขนาดของแฟูมแขวนลงบนขอบลิ้นชักภายในสิ้นชักจะ
มีแผงเหล็กเลื่อนได้เป็นสปริงเพื่อจัดหรือค้นแฟูมให้กระชับสะดวกในการเก็บค้นเอกสารในบ้าน เราตู้เก็บ
เอกสารแบบเปิดไม่ใคร่นิยมใช้ เพราะเอกสารอาจมีฝุุนละอองจับได้ง่าย นอกจากนั้นยังอาจถูกรื้อค้นได้ง่ายอีก

ด้วย
ส่วนตู้เก็บบัตรขนาดเล็กชนิดราบ จะมีที่เก็บบัตรหรือเสียบบัตรลงไปแต่ละแผ่นจะมีส่วนเหลื่อมกันเมื่อ
ใส่ชื่อดัชนีลงไปจะได้เห็นชื่อและอ่านชื่อได้ง่าย
ตู้เหล็กชนิดสองบาน ส าหรับเก็บแฟูมส้นหนา เป็นอุปกรณ์ที่จ าเป็นอีกชนิดหนึ่ง ภายในตู้จะเป็นชั้น

ประมาณ 4 ชั้น แต่ละชั้นจะมีแผ่นเหล็กรองรับและปรับสูง ต่ า ได้ตามต้องการ แต่ละชั้นเหมาะที่จะใส่แฟูมสัน
หนา ที่เป็นแฟูมเจาะส าหรับเอกสารไม่ค่อยได้ใช้หรือการเก็บเอกสารตามเรื่อง ที่สั่นแฟูมจะมีรายชื่อหรือรหัส
ของเอกสาร เมื่อวางสันแฟูมออกด้านนอกก็จะเห็นชื่อเรียงได้ชัดเจน
5.4.4 อุปกรณ์เก็บเอกสารชนิดอื่น

อุปกรณ์ต่างๆ มีอีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร อาทิเช่น
1. กระบะแยกเอกสาร ใช้ส าหรับแยกประเภทเอกสารก่อนน าเข้าเก็บหรือแยกเป็นเอกสารเข้าและ
เอกสารออก เพื่อปฏิบัติต่อไป

2 อุปกรณ์ช่วยเก็บเอกสารอื่นๆ เช่น กระดาษกาวติดส่วนยื่น กรรไกร เครื่องเจาะรูเอกสาร
3 แหล่งเก็บบัตรดัชนี หรือเก็บรายชื่อลูกค้า ถ้าเป็นลายชื่อลูกค้ าจ านวนไม่มากนัก ก็อาจะใช้กล่อง
พลาสติก ซึ่งซื้อหาได้ตามร้านขายอุปกรณ์เก็บเอกสารทั่วๆ ไป แต่ถ้าเป็นลายชื่อลูกค้าหรือบัตรดัชนีจ านวนมาก
ก็จะอาจใช้สิ้นชักขนาดเล็กมีความยาวคล้ายรางกว้างประมาณ 5 1/2 นิ้วฟุต ใส่บัตรดัชนีลงไปโดยมีแผงสปริง
กันบัตรให้ตั้งตรงเป็นระเบียบสะดวกในการค้นหา

5.5 อุปกรณ์ในการท าลายเอกสาร

การท าลายเอกสารมีความจ าเป็นส าหรับหน่วยงานบริการเอกสาร เนื่องจากเอกสารที่เก็บไว้เมือหมด

ความจ าเป็นก็มีการท าลายออกไป เพื่อลดความซับซ้อนยุ่งยากและลดพื้นที่และอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารผู้
บริหารงานเอกสารจะต้องมีเครื่องมือและอุปกรณ์ในการท าลายเอกสารดังนี้
1. เครื่องท าลายเอกสาร ( Shredder) เครื่องท าลายเอกสารสามารถท าลายเอกสารด้วยการตัดซอย
เอกสารให้เป็นฝอยละเอียด ปลอดภัยจากเอกสารที่เป็นความลับได้ เอกสารที่ถูกท าลายจะถูกบรรจุลงใน

ถุงพลาสติกที่ติดอยู่กับเครื่องตัดกระดาษชนิดนั้น
2.เอกสารบางชนิดอาจท าลายด้วยการเผาไฟ แต่ก็มีปัญหาที่อาจมีควันไฟส่งกลิ่นในบริเวณใกล้เคียง
การท าลายเอกสารโดยวิธีเผาไฟ อาจไม่ได้ผลร้อยเปอร์เซ็นต์ส าหรับเอกสารที่เป็นความลับ นอกจากนั้นยังต้อง
เสียเวลาควบคุมเอกสารหลายคนและใช้เวลานานอีกด้วยกว่าเอกสารท าลายจนหมดสิ้น