Page 86 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 86
~ 81 ~
6.2.12 การท าสายเอกสาร
การท าลายเอกสารเป็นกระบวนการขั้นสุดท้ายของระบบการเก็บเอกสาร การท าลายเอกสารมุ่งเพื่อ
ลดการใช้พื้นที่เก็บเอกสาร และช่วยลดภาระของการที่ต้อยเก็บกกสารที่ไม่จ าเป็นไว้ เอกสารบางชนิดอาจเก่าผุ
เป็นเชื้อเพลิงได้ง่าย จึงควรท าลายให้หมดไป
เนื่องจากเอกสารบางชนิดที่เก็บไว้ในแหล่งโอนเกกสารอาจเป็นความดับของการบริหาร การท าลายจึง
อาจท่าด้วยการตั้งกรรมการและด้วยวิธีนาไปเผาไฟ แต่การท าลายเอกสารธรรมดาอาจจะใช้เครื่องย่อยเอกสาร
ให้เป็นฝอยจนอ าวนไม่ได้ความ แล้วนาไปเผาไฟอีกต่อหนึ่ง
เครื่องท าตายเอกสารชนิดที่ไม่ต้องลงทุนมากแต่กลับได้ประโยชน์กลับมาอีกก็คือการท าบ่อน้ าซีเมนต์
น าเอกสารที่จะท าลายใส่ลงไปแล้วกวนให้เละน าไปตากแห้งส่งจ าหน่ายให้ผู้ซื้อน่าไปแปรรูปเป็นเยือกระดาษ
ผลิตอุปกรณ์กระดาษต่อไปได้อีก
ขั้นปฏิบัติของหน่วยเก็บเอกสาร
1 เมื่อถึงสิ้นปี ควรส ารวจบัญชีในแหล่งเกินเอกสารโอนว่าเอกสารใดควรท าลายปูางหรือไม่ เมื่อเห็นว่า
เอกสารหมวดใด เรื่องใด ควรท าการท าตาย ก็ท าบัญชีส าหรับเอกสารท าลายต่อไป
2. เสนอตั้งกรรมการพิจารณาเอกสารตามบัญชีเอกสารท าลายและเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อสังการ
3. เมื่อมีการท าลายเอกสารแล้ว แหล่งเก็บเอกสารโอนจะมีพื้นที่ว่าง และท าการโอนเอกสารจากแหล่ง
เก็บเอกสารไม่ค่อยได้ใช้เข้าไปยังแหล่งเก็บเอกสารโอนต่อไป
6.2.13 การท าส าเนาเอกสาร
การท าส าเนาเอกสารเป็นวิธีการอย่างหนึ่งที่จะขวยให้พนักงานเก็บเอกสารให้การบริการเรื่องเอกสาร
ได้อย่างได้ผลและเพิ่มประสิทธิภาพของการควบคุมเอกสารได้ดี เอกสารบางชนิดมีความจ าเป็นในทางการ
บริหารหรือเป็นเอกสารหายาก เอกสารบางชนิดจ าเป็นต้องเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ เหล่านี้ล้วนแต่จะ
ต้องท าส าเนาเอกสารไว้ทั้งนั้น
1. การถ่ายส าเนาเอกสารจากต้นฉบับด้วยการใช้เครื่องถ่ายชนิดผงหมึกการท าส าเนาแบบนี้เป็นวิธีการ
ปฏิบัติที่ไม่ยุงยาก เพียงแต่วางต้นฉบับลงบนเครื่องถ่ายเอกสารและกดปุุมถ่าย ส าเนาเอกสารจะออกมาเหมือน
ตันฉบับจริงทุกประการ ปัจจุบันการมายส าเน าแบบนี้ได้วิวัฒนาการเป็นแบบถ่ายจากต้นฉบับที่เป็นสีได้แล้ว
แต่ค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงมาก
2 การถ่ายส าเนาจากการพิมพ์ต้นฉบับปรับแต่งเครื่องถ่ายได้ และส าเนาจากการพิมพ์ปรับแต่งแล้วใน
เครื่องเดียวกัน วิธีการเช่นนี้จะได้ส าเนาครั้งละมากๆ เหมือนกับการพิมพ์กระดาษไขแต่สะดวกรวดเร็วและ
ประหยัดค่าใช้จ่ายมาก สามารถกายรูปภาพต่าง ๆ ได้ชัดเจน ปรับย่อยขนาดได้ตามต้องการ
3.การส าเนาเอกสารด้วยการพิมพ์กระดาษไขแล้วน าไปอัดส าเนาจากเครื่องอัดส าเนาวิธีนี้ค่อนข้าง
ล้าสมัยเพราะจะต้องพิมพ์ไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งถ้ามีรูปภาพกิจะต้องวาดเอาเอง จึงไม่สะดวกและไม่สู้
สวยงาม
4.ส าเนาโดยการพิมพ์จากต้นฉบับและมีผู้รับรองส าเนา เป็นการส าเนาเอกสารแบบเก่าแต่อาจมีที่ใช้
อยู่บ้าง เช่น กรณีที่ต้องคัดส าเนาแจกจ่ายของหนังสือราชการ
