Page 81 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 76 ~

3) ในบัตรน้ าออก ในสิ้นชักที่เก็บเอกสารจะมีส าเนาบัตร ยืมส าเนาบัตรยืมสอดอยู่ในกระเป๋าที่แสดงว่า

ผู้ใดยืมเอกสารไป มีรายการตรงกันกันส่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง
4. การติดตามเอกสารที่ถูกยืม เป็นกระบวนการต่อจากการให้ยืมเอกสาร กล่าวคือ เมื่อให้ยืมเอกสาร
ไปแล้ว หนักงานเก็บเอกสารมีหน้าที่ที่จะต้องคอยติดตามทวงคืน ผู้ยืนบางรายใช้เอกสารแล้วถึงก าหนดส่งแต่
ยังไม่ส่งแต่จะต้องติดตามทวงยาม ปัญหามีอยู่ว่าหน่วยเก็บจะทราบได้อย่างไร ถ้าไมมีวิธีปฏิบัติที่วัดกุมและดี

พอ ก็อาจท าให้เอกสารที่ถูกยืมสูญหายไปได้ การติดตามทวงเอกสารคืนที่ดีจะต้องประกอบไปด้วนอุปกรณ์และ
แหลงติดตามที่ถูกวิธีดังตอไปนี้
1) การใช้แหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง แหล่งนี้จะประกอบไปด้วยแฟูมประจ าวันมีอยู่ 31 แฟูมและมี
บัตรน าอยู่ 12 เดือน เมื่อถึงเดือนใดก็เสียบเดือนนั้นมาไว้ด้านหน้า ท าหน้าที่คล้ายบัตรน าเดือน หลังบัตรน้า

เลือนจะมีแฟูมประจ าวัน 31 แฟูม (31 วันตามวันที่) เมื่อถึงวันที่เทาใดก็เปิดแฟูมให้ตรงกับวันที่นั่นเอกสารของ
แผนกใดเป็นวันที่ 14 ก็เอาส าเนาบัตรยืมที่ท าไว้ใส่ลงไปในแฟูม 14 หากวันที่จะ เสนอกสารเป็นวันที่ 19 ก็เอา
ส าเนาบัตรยืมไปใส่ไว้ในแฟูม 19 เมื่อถึงวันที่ 14 พนักงานเปิดแฟูม 19 ก็จะพบรายละเอียดของบัตรยืมอยู่ใน
แฟูมนั้น ถ้าถึงวันที่ 19 ก็เปิดแฟูม 19 ก็จะพบรายละเอียดอยู่ในแฟูมนั้น เมื่อถึงวันที่ 20 ก็เปิดแฟูม 20 ก็

อาจจะไม่พบอะไรเลยก็ได้ สรุปก็คือ พนักงานจะต้องเปิดแฟูมประจ าวันตามวันที่นั่นเอง

รูปแหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง