Page 83 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 83
~ 78 ~
2. การพิจารณาประเภทเอกสารที่จะโอนเก็บไว้ เอกสวรที่เก็บไว้ในแหล่งเก็บเมื่อเห็น ว่ามีความ
จ าเป็นยังไม่ควรท าลาย แต่หากจะโอนเก็บไว้ก่อนท าลายทิ้งไปนั้น จะต้องพิจารณาว่าเอกสารประเภทใดควร
โอนเก็บไว้นานเท่าไร ซึ่งมีหลักที่ควรพิจารณาดังนี้
1) เอกสารที่มีประโยชน์ระยะสั้นๆ ไม่เกิน 1 ปี เช่น ข้อมูลที่ส่งมาจากแผนกต่างๆ ค าสั่ง หรือประกาศ
ใบโฆษณา สถิติต่างๆ เอกสารเหล่านี้เมื่อใช้แล้วอาจจะมีความจ าเป็นในภายหน้า แต่จะเก็บไว้ในแหล่งเก็บก็จะ
เปลืองเนื้อที่เก็บ จึงควรโอนย้ายไปไว้ในแหล่งเอกสารโอน
2) เอกสารของลูกค้ารายเดียวกันที่มีระยะเวลา 1 ปี ควรจะโอนเข้าไปแหล่งเก็บเอกสารไม่ค่อยได้ใช้
เมื่อเวลาจะค้นหาเพื่ออ้างอิงจะได้ค้นหาได้สะดวก ไม่ต้องโอนไปแหล่งเก็บเอกสารโอน เพราะจะท าให้เสียเวลา
ในการค้นหาเมื่อต้องการ
3) เอกสารที่มีความส าคัญมาก แต่เมื่อเก็บไว้นานแล้วก็อาจจะมีความส าคัญและจ าเป็นเรียกมาใช้ได้
อีก เมื่อเก็บไว้แล้ว 1 -2 ปี ก็ควรโอนย้ายไปแหล่งเก็บเอกสารโอน
4) ส าเนาหนังสือออกต่างๆ ที่เก็บไว้ในแหล่งเก็บส าเนา เมื่อเก็บไว้นาน 6 เดือนถึง 1 ปี ควรโอนเข้า
แหล่งเก็บเอกสารโอนภายใต้เรื่อง "ส าเนาเอกสาร" โดยระบุปีของเอกสารให้ชัดเจนด้วย
5) เอกสารที่เป็นนโยบาย ข้อมูลบุคลากรและแผนการปฏิบัติงานของกิจการ ควรท าส าเนาเรื่องเก็บไว้
ในระบบบัญชีควบคุมเอกสารและโอนตัวเอกสารเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน ทั้งนี้เพื่อประหยัดเนื้อที่เก็บ
เอกสารในปัจจุบัน
3. แผนการโอนเอกสาร แผนการโอนเอกสาร คือ การก าหนดรายละเอียดระยะเวลา การโอนเอกสาร
และวิธีการโอนเอกสารไว้ล่วงหน้า ตลอดจนการก าหนดประเภทและระยะเวลาของการเก็บเอกสารก่อนโอนอีก
ด้วย ผู้มีหน้าที่จะต้องตรวจสอบอายุของเอกสารที่เก็บ และแยกประเภทของเอกสารตามส าดับความส าคัญ ซึ่ง
จะได้กล่าวดังต่อไปนี้คือ
1) การก าหนดระยะเวลาของการโอนเอกสารซึ่งจะต้องระบุไว้ส าหรับเอกสารบางประเภทเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จ
เป็นเรื่องๆ ไป เช่น ส านักงานทนายความ เมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วก็ควร โอนเอกสารไปแหล่งเก็บเอกสาร โอน
ประวัติผู้ปุวยเช่นเดียวกัน เมื่อรักษาผู้ปุวยเสร็จแล้ว ควรโอนเอกสารไปเก็บในแหล่งเก็บเอกสารโอน
2) การก าหนดวิธีการโอนเอกสาร ซึ่งเอกสารแต่ละประเภทอาจจะมีวิธีการโอนแตกต่างกันไปวิธีการ โอน
เอกสารอาจจะต้องอาศัยอายุของเอกสารที่จะต้องเก็บไว้ด้วย เช่น เอกสารที่ต้องเก็บไว้ระยะเวลานาน จะต้อง
โอนทุกๆ ปี ขณะเดียวกันเอกสารที่ไม่ค่อยจ่าเป็นอาจจะต้องโอนทุกๆ 3 เดือน
นอกจากนั้น วิธีการโอนยังต้องก าหนดระยะเวลาไว้ 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี ส าหรับเอกสารทั่วไป
แต่อาจก าหนดเวลาโดยอาศัยจ านวนของเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เช่นก าหนดว่าเอกสารของลูกค้ารายหนึ่ง
จ านวนมากก็ฉบับจึงจะท าการโอน ดังนี้เป็นต้น
3) การก าหนดแหล่งเก็บเอกสารโอน ควรจะใช้อุปกรณ์ที่ไม่ค่อยมีราคามากนักนอกจากนั้นแหล่งเก็บเอกสาร
โอนไม่ควรอยู่ไกลจากแหล่งเก็บเกินไป
4) การก าหนดแหล่งโอนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ให้อยู่ในตู้เก็บเอกสารเดียวกันกับแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้
จะช่วยให้สามารถเก็บค้นหาเอกสารที่ค่อนข้างใหม่เมื่อต้องการ แทนที่จะโอนเอกสารไม่ค่อยได้ใช้ไปแหล่งเก็บ
เอกสารโอน จะท าให้เสียเวลาเมื่อต้องการค้นเพื่ออ้างอิง
