Page 84 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 79 ~

5) มีแผนการในการตรวจสอบ ท าบัญชีเอกสารโดยก าหนดอายุของเอกสาร ประเภทของเอกสารให้
ชัดเจนเพื่อผลในการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและเป็นแหล่งบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. วิธีการโอนย้ายเอกสาร เมื่อได้มีแผนการโอนอกสารไว้อย่างดีแล้ว พนักงานผู้เกี่ยวข้องจะต้อง
ก าหนดวิธีการโอนเพื่อให้เหมาะสมกับประเภทของธุรกิจและจ านวนเอกสารมาประกอบด้วย ซึ่งมีวิธีการโอนอยู่
2 วิธีดังนี้ คือ
1) การโอนต่อ (Perpetual Transfer) ได้แก่การโอนเอกสารที่ให้แล้วไปสู่แหล่งเก็บเอกสารโอน

(Transfer file) เอกสารประเภทนี้เมื่อใช้แล้วหมดเรื่องแล้วก็ไม่คอยได้ใช้อีก เช่น เอกสารของส านักงาน
ทนายความ หมอรักษาคนไข้ ผู้รับเหมาก่อสร้าง หรืองานโครงการต่างๆ เมื่อหมดงานชิ้นนั้นแล้วก็โอนเอกสาร
ไปเก็บไว้ แต่ก็มีข้อเสียถ้าจ าเป็นจริงๆ เมื่อจะใช้เอกสารชุดนั้นอีก จะต้องไปค้นเอกสารในแหล่งเก็บเอกสารโอน
อาจท าให้เสียเวลามากกว่าปกติ

2) วิธีโอนเป็นระยะ ( Periodic Transfer) เป็นวิธีการโอนโดยก าหนดระยะเวลาและน าความส าคัญ
ของแหล่งโอนเอกสารมาประกอบด้วย กล่าวคือ นอกจากจะก าหนดระยะเวลาของการโอนตามต้องการเช่น 6
เดือนหรือ 1 ปีแล้ว ยังจะต้องเพิ่มแหล่งเก็บเอกสารใช้น้อยหรือไม่ค่อยได้ใช้มาช่วยด้วย การโอนเป็นระยะนี้
แบ่งเป็น 3 วิธีด้วยกัน คือ

(1) วิธีการโอน 1 (One Period Transfer) คือการโอนเอกสารที่ใช้อยู่ทั้งหมดตาม
ระยะเวลาที่ก าหนดไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน สมมติว่า เอกสารฉบับสุดท้ายลงวันที่ 30 มิถุนายน เมื่อ
ก าหนดวัน โอนเอกสารเป็นวันที่ 30 มิถุนายนของทุกๆ ปี ดังนั้น เอกสารใหม่ ๆ จะถูกโอนไปสู่แหล่งเก็บ

เอกสารโอนด้วย วิธีนี้อาจไม่เป็นที่นิยมส าหรับการโอนทั่วๆ ไป เพราะเมื่อต้องการเอกสารต่างๆ ก็จะต้องไปค้น
ในแหล่งเก็บเอกสารโอนท าให้เสียเวลามาก
(2) การโอน 2 ระยะ ( Two Period Transfer) เป็นวิธีการโอนเอกสารที่ควรน ามาใช้มากที่สุดเพราะ
การก าหนดแหล่งเอกสารโอนส าหรับเอกสารที่ใช้น้อยหรือไม่ค่อยได้ใช้ (Inactive) ใกล้ๆ กับเอกสารระหว่างใช้
(Active) หรืออยู่ในตู้เดียวกันแต่คนละลิ้นชัก วิธีการเช่นนี้จะช่วยให้เอกสารใหม่ๆ นั้นจะถูกโอนไปก็อยู่ใกล้กับ

เอกสารระหว่างใช้ แฟูมของเอกสารระหว่างใช้จะว่างรอรับเอกสารใหม่ต่อไป
(3) การโอนโดยก าหนดเอกสารไว้นานที่สุดและสั้นที่สุดสลับกัน ( Maximum minimum Transfer)
การโอนลักษณะนี้ปกติจะก าหนดการโอนไว้ปีละครั้ง เอกสารจะถูกโอนไปยังแหล่งเก็บเอกสารโอนไม่หมด

เอกสาร 6 เดือนแรกของปี จะถูกเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอนและเอกสาร 6 เดือนหลังของปีจะอยู่ในแหล่ง
เก็บเอกสารระหว่างใช้ เพราะฉะนั้นแม้จะถึงก าหนดวันโอนแต่เอกสารจะอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารอย่างน้อย 6
เดือน สมมติว่า ก าหนดวันโอนไว้วันที่ 31 ธันวาคม 2536 โอนปีละครั้ง เอกสารตั้งแต่1บุกราคม 258 ถึง 30
มิถุนายน 2530 จะถูกโอนไปเก็บในแหล่งเก็บเอกสารโอน เอกสารระหว่าง 1 กรกฎาคม2538 ถึง 31 ธันวาคม

2538 จะเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสาร (อย่างน้อย 6 เดือน) ต่อไปจนถึงก าหนดวันโอนอีกครั้งหนึ่ง 31 ธันวาคม
259 เอกสารที่อยู่ในแหล่งเก็บเอกสารโอนดั้งแต่ 1 กรกฎาคม 2538 จนถึง 31ธันวาคม 2530 (นานถึง 18
เดือน) และเมื่อถึงวันโอนตามก าหนดเอกสารจะถูกโอนออกไปถึงเพียงวันที่ 30มิถุนายน 2539 เท่านั้นเอกสาร
ตั้งแต่ 1 กรกฎาคม 2539 ถึง 31 ธันวาคม 2539 จะอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้ (6 เดือน) เป็นอย่างนี้

สลับกันเรื่อยไป ดั้งรูป