Page 79 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 79
~ 74 ~
ส่งเมื่อใด วิธีนี้มีส่วนเสียก็คือเมื่อมีเอกสารที่เข้ามาใหม่และเป็นชื่อเดียวกันกับแฟูม ที่ถูกยืมไป ไม่
สามารถจะเก็บไว้ที่ใดได้ จึงนิยมใช้วิธีที่ 2 ต่อไป คือการใช้แฟูมออก
บัตรน าออก
ออก
บัตรยืมเอกสาร
2) การใช้แพ้มออก (Out Folder) การใช้แฟูมออกนี้ เป็นวิธีที่ค่อนข้างจะมีผลมากกว่าวิธีแรกพนักงาน
เอกสารจะน าแฟูมออกไปใส่ไว้แทนแฟูมที่ถูกขอยืมไปและแฟูมนี้ยังสามารถจะเก็บเอกสารที่เพิ่งเข้ามาใหม่
ขณะที่ผู้ยืมยังไม่ส่งแฟูมเอกสารที่ยืมคืนมา ในแฟูมออกนี้จะมีบัตรอยู่ 1 บัตร เรียกว่า บัตรแทน(Substitution
Card) บัตรแทนนี้จะมีช่องหรือกระเป๋าส าหรับสอดบัตรยืมเช่นเดียวกันกับบัตรน าออก
3) การใช้แฟูมบรรจุเอกสารพิเศษที่มีสีสดสะดุดตา มองเห็นง่าย แฟูมนี้จะบรรจุเอกสารที่ผู้ขอยืมส่ง
ให้แก่ผู้อื่นไป โดยเอกสารที่ถูกยืมจะถูกดึงออกจากแฟูมเก็บมาใส่ในแฟูมบรรจุเอกสารพิเศษนี้ และแฟูมนี้จะมี
ค่าว่า "โปรดส่งคืนแผนกเก็บ" หรือ "Return 10 Files" กลายเป็นการเดือนผู้ยืมให้ส่งเอกสาร
ส่วนแฟูมเติมนั้นจะมีบัตรแทนเอกสารสอดด้วยบัตรยืมเช่นเดียวกัน
รูปแสดงการใช้แฟ้มออก
