Page 77 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 72 ~

6.2.10 การยืมเอกสาร การควบคุม และติดตาม

การยืมเอกสาร คือการที่หน่วยงานอื่นประสงค์จะได้เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ในหน่วยงานหนึ่ง เพื่อใช้
อ้างอิงหรือประกอบการด าเนินงานของหน่วยงานตน เมื่อหน่วยงานที่ถูกขอยืมตกลงให้ยืมเอกสาร ซึ่งโดยปกติ
จะมีการตกลงกันก่อนด้วยวาจา ผู้ยืมจะต้องเขียนบัตรขอยืมเพื่อเป็นหลักฐานการยืมไว้
1. ข้อควรปฏิบัติส าหรับผู้ยืนเอกสารและผู้ให้ยืม เมื่อหน่วยงานใดมีความประสงค์จะใช้เอกสารจาก

หน่วยงานอื่น หน่วยงานที่ยืมนั้นควรจะต้องปฏิบัติตามหลักการยืมที่ถูกต้องดังต่อไปนี้
1) โทรศัพท์สอบถามและแจ้งความประสงค์ล่วงหน้า ควรแจ้งรายละเอียดของเอกสารที่จะยืมก าหนด
วันจะใช้เอกสารและก าหนดวันจะส่งเอกสาร
2) เขียนใบยืมไปมอบให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร ในใบยืมจะมีรายละเอียด ชื่อผู้ยืมหรือหน่วยงานที่

ยืม ชื่อผู้รับเอกสาร วันที่ยืม ก าหนดส่งคืน
เมื่อผู้เป็นเจ้าของเอกสารที่ถูกยืมไม่ขัดข้องที่จะให้ยืมเอกสารแล้ว ก็จะต้องให้ผู้รับท่าบัตรขอยืม
เอกสารขึ้นมาอีก 1 บัตร ในบัตรขอยืมนั้นจะมีรายการต่างๆ เช่น
1) ชื่อแฟูมหรือชื่อเอกสารที่ขอยืม

2) วันที่ส่งคืนเอกสาร
3) ชื่อเรื่องของเอกสารที่จะยืม
4) เลขที่ของเอกสาร

5) วันที่ในเอกสาร
6. ชื่อผู้ยืม
7) วันที่จะขอยืม
8) ลายเซ็นผู้ยืม
9) แผนกหรือหน่วยงานของผู้ยืม

เมื่อพนักงานท าบัตรยืมและลงบัญชีในการยืมเอกสารแล้วบัตรยืมจะต้องเก็บไว้ในแหล่งเก็บที่เรียกว่า
แหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง ( Tickler or Follow up File) ขณะเดียวกันจะต้องท าส าเนาบัตรยืมขึ้นมาอีก 1
บัตร ส าเนาบัตรยืมนี้จะใส่ไว้ในกระเป๋าของบัตรน้ าออก (Out Guide) ซึ่งบัตรน้ าออกจะถูกแทนที่เอกสารที่ถูก

ยืมไป