Page 73 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 73
~ 68 ~
5. เอกสารบางชนิดจ าเป็นต้องเก็บไว้ 5 ปี 16 ปี หรือตลอดไป เอกสารบางชนิดจ าเป็นต่อการค้นค ว้า
ทางประวัติศาสตร์ พนักงานเก็บเอกสารจะได้คัดเลือกได้อย่างถูกต้องเช่นกัน
เท่าที่กล่าวมานี้ การเก็บเอกสารนับว่ามีความจ าเป็นและมีความส าคัญต่อกิจการมาก หากระบบการ
เก็บค้นแอกสารไม่มีประสิทธิภาพเสียแล้ว อาจท าให้ผู้บริหารขาดข้อมูลในการตัดสินใจบริหารงานให้ดีได้
6.2.3 เป้าหมายผลงงานเก็บเอกสาร
ดังได้กล่าวถึงความจ าเป็นและวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารไปแล้ว แต่พนักงานเก็บเอกสารที่ดี
ควรวางเปูาหมายหลักอันแสดงถึงผลบรรลุของงานไว้ เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติงานให้ได้ตามเปูาหมายและให้
งานสัมฤทธิ์มลสูงสุด เปูาหมายดังกล่าวนี้ควรมีอยู่ในงานเก็บเอกสารพอประมวลได้เป็นเบื้องต้น คือ
1 งานปรับปรุงและพัฒนาระบบเก็บเอกสาร หน่วยงานแต่ละขนาด จะมีความจ าเป็นในการเก็บ
เอกสารและระบบเก็บเอกสารไม่เหมือนกัน พนักงานเก็บเอกสารจะต้องมีเปูาหมายในการปรับปรุงระบบเก็บ
จอกสารและพัฒนาวิธีการเก็บต้นเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ การเลือกใช้อุปกรณ์ในการเก็บค้นเอกสาร
ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรที่มีความส าคัญมาด้วยเช่นกัน
2 ต้องสามารถแยกและหรือตัดเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เอกสารที่จ าเป็น
หรือไม่จ าเป็นต้องเก็บจัดและสามารถก าหนดอายุของเอกสารเพื่อการจัดเก็บได้อย่างถูกต้อง
3. จัดการและเลือกหาอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่มีคุณค่าและประหยัดค่าใช้จ่าย สามารถตัดแปลงและ
แก้ไขอุปกรณ์เมื่อเกิดการข ารุดหรือเสียหายได้ดีพอควร
4. จัดท าคู่มือในการเก็บค้นเอกสารให้ได้ความขัดเจนและมีประสิทธิภาพ ปรับปรุงแหล่งเก็บเอกสาร
ให้เป็นศูนย์กลางและแหล่งอ้างถึงคันคว้าได้อย่างดี
5. เก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบและสวยงาม เมื่อมีผู้ขอร้องเกี่ยวกับเอกสารก็สามารถค้นหาหรือ
จัดระบบบริการได้และรวดเร็ว
6 รักษาความลับของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารที่เป็นความลับก็รักษาไว้อย่างมิดชิด
ไม่ให้รั่วไหลไปสูบุคคลทั่วๆ ไป
7 มุ่งมั่นเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานอย่างแท้จริง สิ่งใดที่เป็นประโยชน์ของหน่วยงานก็ปฏิบัติอย่างมี
ประสิทธิภาพและเป็นไปตามนโยบายของล านักงาน
8.ต้องเรียนรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัย เรียนรู้วิทยาการก้าวหน้าเกี่ยวกับการใช้เครื่องมืออุปกรณ์
ในการเก็บค้นเอกสารใหม่ ๆ อยู่เสมอ
9. จัดศูนย์ปูองกันภัย เช่น มีระบบกันขโมย ระบบปูองกันอัคคีภัย ความปลอดภัยจากแมลงต่างๆ
หากหน่วยงานการจัดเก็บเอกสารได้มีเปูาหมายวางไว้เป็นแนวทางปฏิบัติ ก็จะท าให้สามารถพัฒนาระบบและ
วิธีการเก็บค้นเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดไป มีผลต่อการตัดสินใจหรือบริการข่าวสารข้อมูลต่อ
ผู้บังคับบัญชาได้ผลสมความมุ่งหมาย
6.2.4 การจัดกลุ่มเอกสารเพื่อปฏิบัติ
งานเอกสารของหน่วยงานธุรกิจ หากจะแบ่งเอกสารตามหลักของการปฏิบัติงานและลักษณะ
ความส าคัญของเอกสารตามทางการปฏิบัติแล้วอาจจะแบ่งเอกสารได้เป็น 3 กลุ่มหรือ 3 พวกคือ
