Page 74 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 69 ~

1 เอกสารที่อยู่ระหว่างการด าเนินงานเอกสารกลุ่มนี้จะเริ่มตั้งแต่เมื่อเอกสารเข้ามายังหน่วยเก็บ
เอกสารอาจเป็นเอกสารภายนอกส านักงาน เอกสารติดต่อภายในส านักงานหรือสาเนาเอกสารออกก็ตาม
จะต้องด าเนินการให้เอกสารเดินไปตามขั้นตอน เอกสารอาจจะต้องส่งต่อไปให้ผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ หรือรอค าสั่งให้
ด าเนินการอย่างใดก็สุดแล้วแต่ความจ่าเป็นของเอกสารนั้นๆ เมื่อเจ้าของเรื่องสั่งให้ด าเนินการอย่างไรก็ปฏิบัติ

ตามนั้นต่อไป
2. เอกสารที่ด าเนินการเสร็จแล้วแต่ยังมีคุณค่าอยู่ก็ต้องด าเนินการเก็บตามระเบียบและวิธีการเก็บค้น
ที่ดีตอไป หากจ าเป็นต้องโอนบ้ายเอกสาร ก็ด าเนินการอย่างถูกต้องรัตกุม
3. เอกสารที่หมดคุณค่าและไม่มีประโยชน์ต่อไปแล้ว หน่วยงานเก็บเอกสารจะต้องหาวิธีการท าลาย

เพื่อลดแหล่งเก็บหรือท าให้แหล่งเก็บเอกสารเพิ่มขึ้นอีก
6.2.5 เอกสารที่เป็นความลับและส าคัญ
หนังสือหรือเอกสารที่เป็นความลับและหนังสือส าคัญ หมายถึงหนังสือที่พนักงานจัดการเอกสาร
เลือกสรรตามล าดับของความลับและส าคัญ ตลอดจนนโยบายและธรรมเนียมในการปฏิบัติของหน่วยงานนั้น

เป็นหลักใหญ่ เอกสารดับหรือหนังสือลับ พนักงานจะต้องเก็บและรักษาเป็นความลับในที่ที่ปลอดภัยจากการ
โจรกรรมหรือสูญหายไป เพราะหากล่วงรู้ถึงบุคคลที่ไม่คว รรู้อาจท าให้คูแข่งขันในทางธุรกิจรู้ความลับของ
กิจการได้ เอกสารลับอาจแบ่งได้ดังนี้

1 นโยบายส าคัญและเป็นความลับ เซ่น การขยายกิจการ การขยายแผนด าเนินการ การแข่งขัน
ทางการค้า การก าหนดหรือปรับนโยบายทางการค้า
2. เอกสารทางกฎหมายที่เป็นความลับ เป็นเอกสารเกี่ยวกับการฟูองร้องคดี เอกสารที่เกี่ยวกัน
การด าเนินการทางกฎหมายหรือค่ าสั่งต่างๆ ที่เป็นความลับ
3.เอกสารที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ

4 เอกสารที่ผู้บังคับบัญชาก าหนดให้เป็นความลับ หรือตามคู่มือจัดให้เป็นความลับ
เอกสารที่เป็นความลับดังกล่าวแล้ว พนักงานเก็บเอกสารจะต้องจัดแหล่งเก็บให้มิดชิด ปลอดภัยจาก
การสูญหายโดยใช้อุปกรณ์ที่ทันสมัยหรือจ าเป็นเพื่อการปกปิดเป็นความลับดังกล่าวแล้วและเอกสารดังกล่าว

จะต้องเก็บไว้ตลอดไป
ส าหรับเอกสารที่มีความส าคัญ ได้แก่ เอกสารที่จะต้องเก็บไว้เป็นก าหนตระยะเวลาที่ระบุไว้ตาม
กฎระเบียบปฏิบัติของทางราชการหรือระเบียบปฏิบัติของกิจการแล้วแต่กรณี ซึ่งมีวิธีและแนวทางปฏิบัติคือ
1 เอกสารที่เกี่ยวกับกฎหมายที่มีได้เป็นความลับ ถือเป็นหนังสือส าคัญ ต้องเก็บไว้ให้ปลอดภัยมิให้สูญ

หายหรือช ารุดได้
2 เอกสารที่มีคุณค่าทางการบริหาร เช่น ระเบียบค าสั่ง คู่มือปฏิบัติงานต่างๆ
3 เอกสารที่มีคุณคาในทางการวิจัย ข้อมูลสถิติตางๆ
4 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน บัญชีแสดฐานะทางการเงิน บัญชีสินค้าต่างๆ

ส าหรับแนวทางที่ต้องปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับและเ อกสารส าคัญนั้น ให้ปฏิบัติไปตามกฎระเบียบ
ของกิจการส าหรับเอกสารในทางธุรกิจและปฏิบัติไปตามกฎระเบียบสานกนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526