Page 72 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 67 ~

6.2 การเก็บเอกสารธุรกิจ การรักษา และการท าลาย

6.2.1 ลักษณะเอกสารทางธุรกิจ
เอกสารธุรกิจตามความหมายที่จะกล่าวต่อไปนี้หมายถึง เอกสารการติดต่อที่เป็นกระดาษและไม่เป็น
แต่มีลักษณะที่เป็นสื่อสารติดต่อกันได้หรือเป็นวัสดุที่ใช้ประกอบการปฏิบัติการในทางธุรกิจได้เอกสารหรือแบบ

ที่ใช้เพื่อการติดต่อ เช่น จดหมาย บันทึก โทรเลข โทรสาร เทป แผนที่ลูกโลก ไมโครฟิล์มฯลฯ ถ้าจะแบ่ง
ลักษณะของเอกสารตามลักษณะของงานสื่อสารหรือความจ าเป็นของตัวเอกสาร ก็จะแบ่งได้ดังต่อไปนี้
1. เอกสารเพื่อการติดต่อโต้ตอบในทางธุรกิจ ได้แก่ จดหมายต่างๆ บันทึกภายในส านักงานเดียวกัน
โทรเลข โทรสาร ส าเนาหนังสือเพื่อติดต่อภายนอกหรือภายในส านักงาน

2. เอกสารเกี่ยวกับบัญชีหรือการเงิน เช่น สมุดฝากเงิน การบันทึกรายการทางบัญชีเกี่ยวกับการเงิน
สมุดเช็ค บัญชีทรัพย์สินล่างๆ
3. เอกสารเกี่ยวกับการค้า เช่น ใบสั่งซื้อ ใบก ากับสินค้า
4. เอกสารในทางกฎหมาย เช่น สัญญา หรือกฎระเบียบต่างๆ

5 แผนที่ลูกโลก พิมพ์เขียว ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกภาพ
6. ทะเบียนประวัติบุคลากรในองค์การ รายงานการประชุมและบันทึกเกี่ยวกับการประชุมต่างๆ หรือ
ข้อมูลต่างๆ ในทางการค้า

7 บันทึกหรือเรื่องราวหรือสิ่งพิมพ์เพื่อประโยชน์ในการค้นคว้าในทางประวัติศาสตร์และโบราณคดีต่าง
8. เอกสารที่มีประโยชน์ต่างๆ เช่น แผ่นปลิวโฆษณา ตัวอย่างสินค้า แคตตาล็อก ฯลฯ
จะเห็นได้ว่า ค าว่าเอกสารนั้นกินความกว้างขวางมาก สิ่งใดที่เป็นสื่อหรือสิ่งประกอบสื่อให้สมบูรณ์ก็
ถือว่าเป็นเอกสารได้ทั้งนั้น
6.2.2 ความส าคัญของงานเก็บเอกสารทางธุรกิจ

การเก็บค้นเอกสารในส านักงานทุกๆ ส านักงาน ล้วนมีวัตถุประสงค์เป็นหลักส าคัญคล้อยตามกัน นั่นก็
คือ เพื่อรักษาเอกสารไห้คงทน เพื่อให้เก็บได้ไม่รกรุงรัง เมื่อจะหยิบฉวยเอามาใช้ก็ค้นหาได้รวดเร็วและไม่สูญ
หาย กับประหยัดสถานที่เก็บด้วย หากจะแบ่งแยกถึงประโยชน์และวัตถุประสงค์ของการเก็บค้นรวมๆกันไป

อาจจะพอสรุปได้เป็นข้อๆ ดังต่อไปนี้ คือ
1. เพื่อให้เอกสารประเภทเดียวกันอยู่ในแหล่งเดียวกัน อันเป็นการประหยัดอุปกรณ์ในการจัด อุปกรณ์
ในการจัดเก็บสถานที่เก็บและค้นหาได้งายในทันทีที่ต้องการ
2. การจัดเก็บเอกสารที่มีระบบดี ช่วยให้ประหยัดเวลาและแรงงาน หากผู้เก็บเอกสารสามารถเลือกใช้

อุปกรณ์ที่เหมาะสมก็จะเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายของส านักงานอีกด้วย
3. พนักงานเก็บเอกสาร สามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก หากสามารถจัดแหล่งเก็บเอกสารไว้อย่าง
เป็นระเบียบ สวยงาม และสามารถแยกเอกสารประเภทต่างๆ ไว้ด้วยกัน จะค้นหามาใช้ก็ท าได้สะดวกและ
รวดเร็ว

4 เอกสารที่ไม่จ าเป็น พนักงานจะเลือกท าลายหรือไม่จ าเป็นต้องน าเข้าเก็บ ท าให้พนักงานเก็บเอกสาร
สามารถคัดเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้อง