Page 75 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 70 ~

6.2.6 การจัดห าคู่มือการจัดการเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารค่อนข้างสลับขับซ้อนและสับสนมากเกี่ยวกับเรื่องกระบวนการเก็บค้นการเลือกสรร
และวิธีการจัดเก็บ ตลอดจนการควบคุมเอกสารถึงขั้นท่าลาย หากหน่วยงานใดสามารถจัดท าคู่มือให้เป็น
แนวทางปฏิบัติของหน่วยเก็บเอกสารได้ก็จะท าให้ปฏิบัติไปในแนวทางเดียวกัน คู่มือจะแสดงรายละเอียดไว้
อย่างชัดเจน เช่น แหล่งเก็บเอกสาร วิธีเก็บเอกสาร การเลือกใช้อุปกรณ์ในการเก็บ การยืมการติดตาม อายุ

ของเอกสารที่จะเก็บ ประเภทเอกสารลับ เอกสารส าคัญ ตลอดจนการท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็น
นอกจากนั้น ยังเป็นการก าหนดอ านาจหน้าที่ในการปฏิบัติตามแผนการที่วางไว้
คู่มือการจัดเก็บเอกสารต้องได้รับการสนับสนุนจากฝุายบริหารหรือผู้บังคับบัญชาด้านงบประมาณและ
นโยบายการใช้คู่มือ ในคู่มือจะก าหนดรายละเอียดไว้ชัดเจน เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางการบริหารงาน

เอกสาร คู่มือจะเป็นเครื่องมือควบคุมวิธีการท างาน ระบบและวิธีการจัดเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ง่าย
และรวดเร็วในการปฏิบัติส าหรับพนักงานจัดเก็บเอกสาร
หากจะกล่าวเป็นข้อ ๆ โดยก าหนดวัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารแล้วอาจกล่าวได้
ดังต่อไปนี้

1. เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการเอกสาร
2. เพื่อก าหนดชื่อการจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ
3. เพื่อระบุประเภทเอกสารลับและเอกสารส าคัญ

4. เพื่อจะอธิบายระเบียบหรือกฎเกณฑ์ที่จะปฏิบัติให้พนักงานทุกคนได้ทราบ
5. เป็นการก าหนดวิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร
6. เพื่อก าหนดมาตรฐานวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้ในการจัดเก็บเอกสาร
7. เพื่อก าหนดมาตรฐานและอัตราก าลังของพนักงานจัดเก็บเอกสาร
8. เพื่อเป็นแนวทางไนการประเมินผลงานต่างๆ

9. เพื่อเป็นการควบคุมมาตรฐานและเป็นดัชนีบ่งชี้ผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
จะเห็นได้ว่า ประโยชน์ของการจัดท าคู่มือจัดเก็บเอกสารมีมากมาย เมื่อหน่วยงานได้จัดท าคู่มือและ
ปฏิบัติตามแล้ว ก็จะท าให้การปฏิบัติงานได้ผลสมความมุ่งหมายตามนโยบายที่ได้วางไว้

6.2.7 แนวทางในการจัดท าคู่มือ
ตั้งได้กล่าวแล้วว่า การจัดท าคู่มือ การจัดเก็บเอกสาร มีความส าคัญต่อการบริหารงานเอกสาร ผู้จัดท า
ควรศึกษาและวางแผนในการจัดท าร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บังคับบัญชาที่สูงขึ้นไป ซึ่งจะเป็นการก าหนดแนว
ทางการจัดท าร่วมกัน ซึ่งอย่างน้อยก็จะต้องก าหนดแนวทางไว้ คือ

1. คู่มือการจัดการเอกสารควรเป็นนโยบายของการบริหารงาน ดังนั้น หากก าหนดคู่มือการจัดการ
เอกสารรวมไว้กับนโยบายของการบริหารงานได้ ก็จะท าให้ได้รับการสนับสนุนในเรื่องงบประมาณ และมีโอกาส
จะพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานได้ดีขึ้น
2 คู่มือการจัดการเอกสารต้องระบุนโยบายบริหารงานเอกสาร บุคลากรผู้รับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน

เพื่อผลในการบริหารงานและขยายขอบข่ายของการปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 การจัดทาคู่มือจัดการเอกสาร ควรจัดท าร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิในเรื่องเอกสารหรือพิจารณารวมกัน
องค์การอื่น ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลและแนวทางที่ชัดเจนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น