Page 76 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 76
~ 71 ~
4.ควรจะได้ท าความดกลงกับหน่วยเก็บเกกสารอื่นๆ ภายในหน่วยงานเดียวกันเพื่อสะดวกและเกิดการ
ยอมรับในการปฏิบัติงาน
5. ควรจัดทาคู่มือชนิดการเป็นรูปเล่ม กะทัดรัด ส่ายต่อการเข้าใจและปฏิบัติตาม
6.2.8 ประโยชน์ของการจัดทาคู่มือการจัดการเอกสาร
การจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารที่มีลักษณะเป็นรูปเล่มถาวร เหมาะเป็นเอกสารภูมือประกอบเป็น
แนวทางปฏิบัติงานเอกสาร มีประโยชน์พอสรุปได้ดังนี้
1 เป็นหลักและแนวทางในการปฏิบัติงานคู่มือสามารถแนะน าวิธีการเกี่ยวกับเอกสารได้มากมายค่า
ของการปฏิบัติงานเอกสาร
2 แนะน่าวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นแนวทางเดียวกัน
3 เป็นแนวทางพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร ตลอดจนแผนในการพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ
ยิ่งขึ้น
4.คู่มือการจัดการเอกสาร จะเป็นเครื่องมือควบคุมการบริหารงานเอกสาร เป็นหลักในการประเมินค่า
ของการปฏิบัติงานเอกสาร
5.คู่มือการถจัดการเอกสารสามารถน ามาวิเคราะห์ประสิทธิภาพและระบบในการจัดเก็บเอกสารว่า
เหมาะสมในการปฏิบัติหรือไม่
อย่างไรก็ตามแม้ว่าการจัดท่าคู่มือการจัดการเอกสารจะก่อประโยชน์สูงต่อการปฏิบัติงานเอกสารแต่
การจัดท าคูมือก็มีปัญหาพอสมควร ได้แก่กรณีดังนี้คือ
1) ผู้บริหารชั้นสูงมักไม่ค่อยสนับสนุน อาจเป็นเพราะไม่เห็นคุณค่าการจัดเก็บเอกสาร
2) ขาดงบประมาณสนับสนุนเท่าที่ควร
3) ขาดการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ การจัดทาคู่มือขาดประสิทธิภาพ ผู้ใช้คู่มือไม่ได้รับ
การสนองตอมหรือใช้เป็นแนวทางปฏิบัติได้ไม่ชัดเจน
4) ขาดผู้มีประสบการณ์และความรู้ความช านาญในการบริหารงานเอกสาร มีรายละเอียดในการ
ปฏิบัติไม่เพียงพอ
6.2.9 แนวทางการแก้ปัญหาในการจัดห าคู่มือการจัดการเอกสาร
จากปัญหาต่างๆ ดังกล่าวแล้ว ผู้จัดทาคู่มือจะต้องหาทางแก้ไขเพื่อให้การจัดท าคู่มือบรรลุ
วัตถุประสงค์เป็นประโยชน์ในการบริหารงานเอกสารได้อย่างแท้จริงแนวทางในการแก้ไขปัญหาพอสรุปได้หลาย
ประการเช่น
1.ต้องแสดงถึงความจ าเป็นและความส าคัญในการจัดทาคู่มือให้ผู้บริหารชั้นสูงได้ทราบและเข้าใจชี้แจง
แสดงเหตุผล ความสะดวก ประโยชน์ของการจัดท าให้ชัดเจน ชี้ให้เห็นว่าการจัดท าคูมือจะเป็นแนวทางปฏิบัติ
และรูปแบบการจัดเก็บเอกสารไปในแนวเดียวกัน
2. เสนอโครงการจัดท าคูมือจัดเก็บเอกสาร งบประมาณและบุคลากร เพื่อให้ผู้บริหารชั้นสูงได้
พิจารณาหากหาทางเข้าพบและชี้แจงแสดงเหตุแลด้วยตนเองอาจจะได้ผลมากขึ้น
3 ท่าโครงการประชาสัมพันธ์ไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ขอความคิดเห็นในการจัดทาคู่มือ เพื่อปูทางไปสู่
ความร่วมมือการใช้คู่มือต่อไป
