Page 80 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 80
~ 75 ~
4) การใช้บัตรรอใช้เอกสาร (On-Call Cards) บัตรรอใช้เอกสารจะใช้ต่อเมื่อมีผู้ต้องการจะ ยืมเอกสาร
มากรายด้วยกัน แต่เรียงล าดับก่อนหลังของการใช้ เพื่อมิให้การบริการให้ยืมเอกสารต้องสับสนและไม่เป็นไป
ตามล าดับของการใช้ พนักงานเอกสารผู้ให้ยืมจะต้องมีบัตรรอใช้เอกสาร เขียนเรียงตามดับผู้ต้องการไร้ บัตรรถ
ใช้เอกสารนี้จะใส่ลงไปในแฟูมที่ถูกยืม เมื่อเอกสารกลับคืนมา จะได้ส่งไปให้ผู้ยืมต่อไป
บัตรลงใช้เอกสาร
วันที่ ชื่อเอกสาร วันที่ ชื่อผู้รับ
เอกสาร
4/6/38 รายละเอียด 19/7/38 เครดิต
ช าระหนี้
5) การยืมช่วงเอกสาร ก็เป็นวิธีการยืมเอกสาร ใช้ได้ในบางกรณีที่เอกสารนั้นมีผู้ขอร้องไว้จ านวนมากๆ
ผู้ยืมคนก่อนอาจจะให้ผู้อื่นต่อไป และส่งรายละเอียดของการยืมไปให้แผนกเก็บผู้ให้ยืมเพื่อได้เป็นหลักฐานใน
การติดตาม วิธีการยืมช่วงไม่นิยมใช้กันมากนัก แต่ถ้าแผนกเก็บได้ท่ารายชื่อของผู้เรียงล่าดับไว้แต่ละคน มอบ
ให้ผู้ยืมรายก่อนไป เมื่อรายใดใช้เอกสารเสร็จแล้ว ก็จะท าเครื่องหมายของตน ไว้มอบให้ผู้ยืมคนต่อไป สวน
แผนกเก็บกิจะมีส าเนาของตนเองแนบไว้ในบัตรน าออก เพื่อผลของการติดตามทวงคืน
3. การควบคุมเอกสาร พนักงานเอกสารนอกจากจะต้องมีทะเบียนคุมเอกสารทุกฉบับแล้ว ยั งจะต้อง
ท าบัญชีเอกสารยืมและเอกสารที่จะท าลายอีกด้วย การควบคุมเอกสารที่ถูกยืมเพื่อปูองกันเอกสา รทายเมื่อมีผู้
ยืมไปใช้เวลานานโดยไม่ส่งคืน จะได้ทวงถามได้สะดวก การควบคุมเอกสารที่อยู่ระหว่างกา รยืมนั้น พนักงาน
เอกสารจะต้องปฏิบัติดังนี้
1) ตรวจสอบบัญชีขอยืมเอกสารที่ได้ลงไว้ขณะเมื่อได้ท าบัตรขอยืม เพราะในบัญชีคุมยอดการขอยืม
จะลงรายละเอียดไว้ว่าแฟูมใดผู้ใดยืมเอกสารไป
2) ให้ส ารวจตูในแหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง ซึ่งจะประกอบไปด้วยเดือน 12 เดือน และแฟูมประจ า
31 แฟูม เมื่อถึงวันที่ใดสามแฟูมวันที่ก็เปิดแฟูมดู ก็จะพบบัตรยืมอยู่ในแฟูมวันที่นั้น ถ้าถึงก าหนดที่ผู้
ยืมต้องส่งเอกสาร
