Page 229 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 229
215
อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารทุกระบบอาจจะเหมาะสมกับธุรกิจแต่
ละประเภทไม่เหมือนกัน และทุกระบบคงแยกกันอย่างสิ้นเชิงไม่ได้ และ
การเก็บเอกสารตามตัวอักษรก็คงยังเป็นหลักการส าคัญอยู่นั่นเอง
9.4 กำรก ำหนดมำตรฐำนของงำนเอกสำร
ไม่ว่าการปฏิบัติงานใดๆ ถ้าไม่มีเกณฑ์วัดหรือมาตรฐานที่ใช้
วัดผลงานเสียแล้ว ก็ยากที่ผู้บริหารจะประสบความส าเร็จไปได้ แต่ข้อ
ควรพิจารณาก็มีอยู่ว่าการก าหนดมาตรฐานของงานนั้นจะต้องให้
เหมาะสมกับปัจจัยต่างๆ ภายในหน่วยงานด้วยเช่นกัน เช่น จ านวน
บุคลากร พื้นฐานความรู้ เครื่องมือเครื่องใช้ งบประมาณการสนับสนุน
และการเห็นคุณค่าของผู้บังคับบัญชาชั้นสูงขึ้นไป มาตรฐานจะเป็น
เครื่องมือวัดหรือมาตรฐานวัตคุณค่าของการปฏิบัติงานเป็นเครื่องปงชี้
การปฏิบัติงานว่าได้มาตรฐานดีหรือต่ ากว่ามาตรฐานนั้นมีอยู่ 3ประการ
คือ
1. ปริมาณงานที่ได้ เป็นการก าหนดปริมาณที่ผู้ปฏิบัติควร
จะปฏิบัติได้ในอัตราเท่านั้นเท่านี้ตามที่ได้
จากการวิเคราะห์มาแล้ว แต่ปริมาณที่ได้ตามก าหนดมาตรฐานเอาไว้ไม่
เพียงพอ จะต้องอาศัยคุณภาพของงานที่ได้ประกอบไปด้วย
2. คุณภาพของงานที่ได้ คุณภาพจะบ่งบอกประสิทธิภาพ
ของผู้ปฏิบัติงานได้ละเอียดอ่อนกว่าปริมาณแต่ก็ต้องควบคู่กันไปกับ
ปริมาณงานจึงจะสมบูรณ์ยิ่ง
3. การสูญเสียและประหยัดอุปกรณ์ งานที่ปฏิบัติได้ตาม
มาตรฐานที่ก าหนด ควรจะต้องให้สูญเสียน้อยที่สุดและประหยัด
ค่าใช้จ่ายในหน่วยงานด้วย
