Page 225 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 225
211
หรือชุดใหญ่รวมกัน ด้วยวิธีการที่เกี่ยวเนื่องกัน รวมถึงการใช้ศักยภาพ
ของบุคลากรและเครื่องมือเครื่องใช้ให้เต็มค่า
ในการจัดระบบงานเอกสารก็เช่นกัน การได้วางรูปแบบหรือระบบการ
ใช้บุคลากรให้เหมาะสมกับต าแหน่งงาน การจัดการกับเครื่องมือ
อุปกรณ์เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร การจัดการกับวิธีการอันทันสมัยก็
เป็นการวางระบบงาน
อย่างไรก็ตาม รูปลักษณ์ของระบบงานที่ดี ควรจะต้องประกอบไปด้วย
หลักเกณฑ์ต่างๆ ดังจะกล่าวต่อ
ไปนี้
1. มีประสิทธิภาพ (Efficiency)ระบบงานที่มีประสิทธิภาพ
จะท าให้เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าที่ได้ตั้งไว้และกลับได้ผลงานเป็นที่พอใจ
และเกินมาตรฐานที่ก าหนด สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเป้าหมาย
ฉะนั้นการเก็บคันเอกสารจะต้องเป็นไปอย่างได้ผล ค้นหาได้รวดเร็ว
ผิดพลาดน้อยที่สุด
2. มีประสิทธิผล (Effectiveness)ระบบงานที่มี
ประสิทธิผลหมายถึงคุณภาพของงานที่ปฏิบัติ นอกจากจะมี
ประสิทธิภาพได้มาตรฐานแล้ว ยังส าเร็จตามวัตถุประสงค์หรือ
เป้าหมายภายในก าหนดเวลาหรือเร็วกว่าด้วย
3. มีความง่ายในการปฏิบัติและยืดหยุ่นได้ (Simplicity
and Flexibility) ระบบที่ดีจะต้องไม่ยุ่งยากในการปฏิบัติยืดหยุ่นได้
และต้องสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ ระบบการจัดเก็บ
เอกสารหรือค้นหาเอกสารจะต้องง่ายและเหมาะสมกับหน่วยงาน
