Page 230 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 230
216
9.5 กำรปรับปรุงระบบงำนเอกสำร
การจัดระบบงานเอกสาร เป็นหน้าที่ของหัวหน้าผู้
บริหารงานเอกสาร มีหน้าที่ที่จะต้องด าเนินการหลังจากได้ปฏิบัติงาน
และผ่านการวิเคราะห์ไปแล้วการวิเคราะห์ระบบเพื่อปรับปรุงงาน
บริหารการจัดการเอกสาร ถ้ามองอย่างกว้างๆ อาจไม่ได้รับการยอมรับ
จากผู้บริหารชันสูง แต่หากได้น าผลการวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงระบบงาน
ให้มีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่ายและลดขั้นตอนของงานลงได้อย่างชัดเจน
ก็จะท าให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาและได้รับความร่วมมือ
จากผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารงานเอกสาร ควรวางแนวทางเพื่อการ
วิเคราะห์ระบบงานอย่างง่ายๆ ไว้เป็นแนวทางดังต่อไปนี้
1. จ านวนบุคลากรกับปริมาณงานที่ปฏิบัติ จะต้องให้
สัมพันธ์และเหมาะสมกับงาน สมมติว่างานที่ต้องปฏิบัติมีตั้งแต่รับ
เอกสาร ลงทะเบียน จัดแยกเอกสาร พิมพ์ส าเนา เก็บเอกสาร โอนย้าย
ฯลฯ จ านวนบุคลากรจะใช้สักกี่คน งานบางอย่างที่คล้ายกันจะใช้
บุคลากรคนเดียวกันได้หรือไม่ ดังนี้เป็นต้น
2. การวางตัวผู้ปฏิบัติงานได้เหมาะสมกับความรู้
ความสามารถของบุคลากรหรือไม่ หากยังไม่เหมาะสมเพราะปัจจัยอื่นๆ
เช่น คนน้อย หาคนที่มีความรู้ตรงกับงานไม่ได้ ต้องหาหนทางพัฒนา
บุคลากรหรือส่งไปอบรมจากหน่วยงานอื่น หรือจากแหล่งจ าหน่าย
เครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัย
