Page 228 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 228
214
ผลดี ผลเสีย
1. เก็บค้นได้แม่นย าเพราะชื่อแฟ้ มเป็นตัวเลข 1. เป็นการเก็บโดยอ้อมต้องเพิ่มขั้นตอนที่บัตรดัชนี
2. การขยายหมายเลขแฟ้ มท าได้สะดวกโดยไม่ ก่อนไม่สมบูรณ์ในตัวเอง
จ ากัด 2. การเพิ่มหมายเลขแฟ้มอาจผิดพลาดได้ง่าย
3. ดูรายชื่อจากบัตรดัชนีก็ทราบแฟ้ มของลูกค้าได้ 3. ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากการที่ต้องท าแหล่ง
เก็บบัตรดัชนี
9.3.4 กำรเก็บเอกสำรตำมเรื่อง
บางครั้งในเอกสารนั้น เรื่องมีความส าคัญกว่าชื่อลูกค้า
เพื่อให้สะดวกในการรวมเรื่องเป็นประเภทเดียวกันให้อยู่รวมกัน แต่
ผลดีและผลเสียก็ยังมีอยู่เช่นเดิม
ผลดี ผลเสีย
1.สามารถรวมเรื่องประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน 1. ต้องท าการอ้างอิงระหว่างเรื่องกับรายชื่อลูกค้า
2. สามารถเปรียบเทียบข้อมูลของเรื่องแต่ละชนิด 2. ผู้จัดเก็บต้องอ่านข้อความและก าหนดเรื่องเอาเอง
ได้สะดวก บางครั้งอาจจะสับสนในการก าหนดหัวเรื่องได้
3. เหมาะกับธุรกิจทุกๆประเภท 3. หัวข้อเรื่องอาจจะกระจัดกระจายในแฟ้มต่างๆได้
