Page 223 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 223
209
ตัวอย่ำงในแหล่งเก็บมีเอกสาร3,000ฉบับ
จ านวนเอกสารที่น ามาใช้เพียง3000 ฉบับ
ดังนั้น สูตรจะได้ดังนี้300 =10 เปอร์เซ็นต์
3,000
จะเห็นว่า เอกสารที่เก็บถูกน ามาใช้เพียง 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ต่ ากว่า
มาตรฐานที่ก าหนด คือ
ต่ ากว่า 15 เปอร์เซ็นต์ ต้องปรับปรุง
15- 20 เปอร์เซ็นต์ พอใช้
เกิน20เปอร์เซ็นต์ ดี
การปรับปรุงก็คือต้องตรวจสอบถึงระบบการโอนเอกสารอาจไม่ดีพอ
การเก็บเอกสารที่ไม่จ าเป็นอาจจะมีมากกว่าปกติก็เป็นได้
3. การวัดประสิทธิภาพของบุคลากรใช้วัดประสิทธิภาพโดยการก าหนด
มาตรฐานการท างานไว้เป็นเกณฑ์(Performance Standard) การ
ก าหนดมาตรฐานการท างานนั้น จะต้องวิเคราะห์ความยากง่ายของงาน
เป็นหลัก น าเอาเวลาการปฏิบัติเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ตลอดจนการน า
ประสิทธิภาพของเครื่องมืออุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
งานทุกชนิดจะถูกก าหนดมาตรฐานไว้อย่างแน่นอนและระบุเวลาในการ
ปฏิบัติงานแต่ละชิ้น เช่น
งานแยกเอกสาร 1 นาที แยกเอกสารได้ 30 ฉบับ
งานลงทะเบียนเอกสาร1 นาที ลงทะเบียนได้7 ฉบับ
งานเก็บเอกสาร1 นาที เก็บเอกสารได้5 ฉบับ
เมื่อได้ก าหนดมาตรฐานในการท างานไว้แล้ว
