Page 111 - eDinamik

KUASAI ILMU SISTEM PENGURUSAN

Siti Rahayu Sarman

Setiap organisasi memerlukan sistem pengurusan yang berkualiti bagi memastikan operasi
berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien. Elemen utama dalam sesebuah organisasi
adalah Visi, Misi dan juga Objektif yang merupakan tujuan utama kewujudan sesebuah
organisasi. Pencapaian visi, misi dan objektif sesebuah organisasi dapat dilaksanakan dengan
menggunakan kitaran PDCA.

Kitaran PDCA (Plan-Do-Check-Action) merupakan salah satu teknik atau kaedah melibatkan 4
langkah yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti sesebuah organisasi. Kitaran PDCA
membolehkan sesebuah organisasi memastikan proses diuruskan dan mempunyai sumber
yang mencukupi dan peluang-peluang untuk penambahbaikan ditentukan dan dilaksanakan.
Konsep kitaran PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Dr. Walter A. Shewhart pada tahun
1930 yang disebut dengan Shewhart Cycle. Konsep ini kemudiannya dikembangkan oleh Dr.
Walter Eward Deming dan dikenali sebagai The Deming Wheel.
Kitaran PDCA boleh digunakan untuk semua proses dan kepada sistem pengurusan kualiti
secara keseluruhan. Kitaran PDCA boleh dihuraikan secara ringkas seperti berikut:

Plan Mewujudkan objektif kepada sistem dan proses serta sumber yang diperlukan untuk
(Rancang) memberikan hasil mengikut keperluan pelanggan dan dasar organisasi.
Do (Buat) Melaksanakan apa yang dirancang.
Check Memantau dan proses mengukur produk dan perkhidmatan yang dihasilkan terhadap
(Periksa) : dasar, objektif dan keperluan dan melaporkan keputusan.
Action Mengambil tindakan untuk meningkatkan prestasi sekiranya perlu.
(Tindakan)

Kitaran PDCA ini juga sebenarnya dapat digunakan dan diaplikasikan dalam kehidupan
seseorang individu. Sebagai contoh, kita meletakkan matlamat atau objektif hidup kita untuk
tempoh 3 tahun, 5 tahun, 10 tahun atau mungkin 20 tahun akan datang. Setelah meletakkan
matlamat atau objektif, kita akan mula membuat perancangan (Plan) perkara yang perlu kita
lakukan untuk mencapai apa yang kita impikan. Setelah merancang, kita perlu berusaha untuk
melaksanakan perancangan tersebut. Jadi elemen yang kedua adalah pelaksanaan (Do). Kita
perlu berusaha supaya kita mencapai apa yang kita rancangkan.

Kita hanya mampu merancang, namun Tuhan jua yang menentukan. Anda setuju? Ya ianya
benar, namun kita perlu sentiasa menyemak atau muhasabah, sama ada pelaksanaannya
mengikut perancangan kita. Ini adalah elemen yang ketiga iaitu menyemak (Check). Akhir sekali
adalah elemen penambahbaikan (Action). Jika kita tidak mencapai apa yang kita rancangkan,
kita perlu mengambil tindakan pembetulan. Jika perancangan kita telah terlaksana dengan baik,
kita juga perlu membuat penambahbaikan secara berterusan.

102