Page 22 - Flipbook Teknologi Perkantoran

D. PROSEDUR RAPAT

Istilah prosedur rapat dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah

pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelemggara harus melakukan kegiatan dengan
mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat atau baiksesuai ketentuan umum yang berlaku dalam

rapat. Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
a. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan

maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.

b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya,
menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis,

menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan
rapat, menempatkan peserta sesuai dengan kursi dan kedudukannya.

c. Panitia penyelenggara dan peserta turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta
rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat memiliki

hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.

d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang
dicatat adalah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat. Bila rapat tela berakhir

maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau
sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan

dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir

pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Selain empat unsur tersebut diatas terdapat hal hal lain yang mempengaruhi prosedur

rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu
keputusan atau adanya pemecah masalah, maka saluran yang dipergunakan adalah media lisan,

kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah

peserat rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presenatasi untuk
analisi keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umunya diadakan di auditorium. Untuk

memperbesar objek pada presentasi ini sering kali digunakan alat bantu audiovisual seperti film,
audio rekaman, dan slideshow.

10