Page 20 - Flipbook Teknologi Perkantoran
P. 20
a. Persiapan Rapat
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggaraan rapat.
Secara garis besar, persiapan rapat harus dilakukan antara lain sebagai berikut :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penetapan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penyediaan tempat.
4. Menyiapkan akomodasi.
5. Pemesanan konsumsi.
6. Pengadaan media/peralatan. Sumber: www.google.com
7. Ada kesimpulan, artinya semua peserta harus mampu membuat kesimpulan/keputusan
yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab.
b. Persiapan Rapat
Rapat akan berjalan dengan baik apabila hal-hal berikut terpenuhi :
1. Suasana rapat berlagsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua/pimpinan.
4. Menghindari debat kusir (debat yang tidak disertai dengan alasan logis).
5. Bahasa yang digunakan harus komunikatif.
6. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
7. Adanya notulen sebagai pengingat bagi seluruh karyawan atau anggota.
8. Acara rapat harus tersusun rapi dan detail.
9. Media rapat harus dipersiapkan secara matang.
10. Waktu yang digunakan untuk rapat tidak terlalu lama namun juga tidak terlalu sebentar.
c. Syarat-syarat Rapat
1. Suasana terbuka artinya seteiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa
pun.
2. Berpartisipasi penuh artinya setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses rapat tersebut.
8
