Page 3 - Handout Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

A. PENERIMAAN SARANA DAN PRASARANA

1. Pengertian Penerimaan
P
enerimaan adalah kegiatan menerima barang secara
fisik dari pabrik, distributor, maupun pemasok yang
dengan
disesuaikan
pemesanan
dokumen
dan
pengiriman serta dalam kondisi sesuai dengan persyaratan
penanganan barangnya. Administrasi/berkas/surat menyurat yang
ada dalam penerimaan barang yaitu : perjanjian jual beli, surat izin
pemasukan barang, surat jalan dari penyedia barang, laporan
penerima hasil barang, berita acara pengujian dan penerimaan barang,
bukti penerimaan barang, buku penerimaan barang, buku pengeluaran
barang, dan buku pertanggungjawaban. Di dalam aktivitas penerimaan
barang terdapat 3 poin penting yang tidak dapat dipisahkan, yaitu:
a. Fisik Barang yang Diterima

Barang yang diterima merupakan barang yang dilihat langsung wujudnya, dapat
dipegang dan dirasakan bukan sekedar dokumennya saja karena untuk
memastikan keabsahan barang. Proses untuk memastikan keaslian barang yang
sudah diterima dapat dilakukan pula dengan cara pengecekkan secara
menyeluruh dan teliti terhadap kondisi barang, tanggal kedaluwarsa dan nomor
batch, dan kecocokan jumlah barang yang datang dengan yang tercantum dalam
dokumen pemesanan.
b. Dokumentasi
Dokumentasi berisi beberapa dokumen yang berfungsi untuk memudahkan
peneriman mencocokkan barang yang dipesan. Barang diterima berdasarkan
adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis
barangnya, dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama
dengan barang yang dikirimkan. Dokumen yang diperlukan minimal ada dokumen
pengiriman (Delivery Note), Delivery Order, Packing List atau Surat Jalan. Akan
lebih baik jika dokumen pemesanan dilampirkan juga.
c. Cara Penanganan Barang

Artinya proses penanganan barang harus dipelajari dan dipahami sebelum
barang yang dipesan datang sehingga dapat meminimalkan tingkat kesulitan
pada saat penerimaan barang. Cara menangani barang yaitu dengan memahami
aturan keselamatan kerja yang sudah ada dan gunakan peralatan yang sesuai
dengan barang yang diterima. Perhatikan juga hal-hal berikut ini :
1) Suhu
2) Kedaluwarsa
3) Maksimal tumpukan
4) Gunakan alat yang sesuai seperti pallet, drum, atau forklift
5) Pahami aturan keselamatannya, apakah barang tersebut mengandung
bahan-bahan berbahaya seperti racun, kimia, ataupun peledak
2. Tahapan Penerimaan
a. Masuk gudang

2