Page 6 - Handout Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

2. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Proses Penyimpanan
a. Persediaan Alat-Alat Pemeliharaan yang Tersedia
Artinya menyediakan alat-alat yang dibutuhkan untuk merawat barang yang akan
disimpan. Misalnya, suatu kantor memiliki vacum cleaner, AC, kapur barus, dan
menyediakan rak buku.
b. Pergudangan yang Memiliki Beberapa Syarat
Syarat yang dimaksud adalah pemilihan lokasi pendirian yang dekat dengan
pabrik, bangunan gudang harus kuat, tidak bocor, memiliki keamanan yang terjamin,
dan tersedianya fasilitas listrik, air , dan telepon.
c. Sifat Barang yang Disimpan
Artinya, sebelum barang akan disimpan karyawan harus mengklasifikasi barang-
barang tersebut. Misalnya, kantor menerima barang pengadaan berupa CPU
komputer maka barang tersebut harus disimpan di ruangan ber-AC dan peralatan
kantor lainnya yaitu tinta printer. Tinta printer tidak dapat disimpan terlalu lama
karena ia memiliki masa tenggang atau masa kadaluwarsa yang sudah ditentukan.
d. Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja memiliki SOP yang jelas untuk melaksanakan proses
penyimpanan, jangan sampai proses penyimpanan dapat menghambat karyawan
dalam bekerja. Misalnya, karena salah mengklasifikasikan barang untuk disimpan,
suatu kantor mengalami kerugian dan karyawan tidak dapat bekerja.
e. Biaya yang Tersedia
Proses penyimpanan juga harus melihat biaya yang dikeluarkan jangan sampai
biaya yang digunakan melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
f. Tenaga yang Diperlukan
Proses penyimpanan barang juga membutuhkan beberapa tenaga, tenaga
didapatkan dari kantor. Tenaga yang digunakan dalam proses penyimpanan juga
harus dipikirkan dan jangan sampai memiliki tenaga banyak tetapi tidak bekerja
dengan maksimal.
g. Jangka Waktu Penyimpanan
Artinya perlu diperhitungkan ketika suatu kantor melakukan proses
penyimpanan terutama untuk barang-barang yang memiliki masa kadaluwarsa.
Pihak kantor atau karyawan harus sering mengecek persediaan barang agar tidak
melewati batas kadaluwarsa.

3. Prosedur dan Tata Cara Penyimpanan
Prosedur dan tata cara penyimpanan juga perlu diperhatikan agar proses
penyimpanan dalam berjalan secara efisien dan efektif sehingga memudahkan
karyawan dalam bekerja. Tahapan tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Penerimaan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang adalah sebagai
berikut:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang kepada pihak pembeli barang dan
mempersiapkan segala seuatu yang dibutuhkan pada saat penerimaan barang.
Misalnya: menyiapkan surat/bukti penerimaan barang.

5