Page 5 - Handout Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

Apabila pemesanan barang sudah selesai, kantor sebagai pembeli melalui
karyawan yang ditunjuk untuk mendatangani beberapa berkas dari supplier yang

berupa:
1) Bukti Tanda Terima Barang
Bukti tanda terima barang dapat berupa surat pengantar barang, tanda terima
barang, berita acara penyerahan barang, dan berita acara serah terima barang.
2) Berkas Penagihan
Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota atau kuitansi. Beberapa berkas
tersebut memiliki sifat penting baik secara administrasi maupun yuridis dan
pihak yang menerima atau menandatangani berkas tersebut harus teliti dan
berhati-hati. Adapun beberapa contoh berkas penting yang dimaksud adalah
surat pengantar barang, tanda terima barang, berita acara penyerahan barang,
faktur, nota, dan slip setoran.

B. Penyimpanan Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik yang
berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan
sarana dan prasarana adalah kegiatan menyimpan suatu barang baik berupa
perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan
baru ataupun sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang atau beberapa orang
yang ditunjuk. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik
dan aspek adminsitratif.
Aspek fisik dalam penyimpanan adalah tempat yang diperlukan untuk
menampung barang yang berasal dari proses pengadaan. Aspek tersebut biasanya
disebut gudang, dan gudang dibedakan menjadi tiga diantaranya:
a. Gudang pusat, digunakan untuk meletakkan, menyimpan barang hasil pengadaan
yang terletak pada unit dan biasanya gudang pusat dijadikan sebagai gudang
untuk menyimpan barang yang akan dijadikan persediaan.
b. Gudang transit, merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum barang tersebut disalurkan ke unit-unit.
c. Gudang pemakai, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang
akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti bendaharawan/kepala gudang,
urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan, pemeliharaan, dan
urusan pengeluaran.
Penyimpanan memiliki tujuan sebagai berikut:
a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar tidak terjadi kehilangan barang
c. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
d. Memudahkan dalam pengawasan
e. Memudahkan dalam analisis barang

4