Page 33 - Modul Praktikum - Kesekretariatan
P. 33
KEGIATAN PRAKTIKUM 6
Mengelola Pertemuan
A. Uraian materi
1. Pengertian rapat
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan masalah tertentu. Rapat merupakan suatu kegiatan
bertemunya dua orang atau lebih untuk membicarakan suatu hal, memecahkan suatu
masalah, menyetujui suatu kebijakan untuk mencapai suatu kesepakatan. Menurut
Wardoyo (1980:41) mengelola merupakan suatu proses kegiatan yang di dalamnya
terdapat perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengertian rapat menurut Samsir Rambe dalam buku Etika Komunikasi adalah
berkumpulnya beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah
atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu masalah
dan sekaligus mengadakan perundingan untuk memperoleh suatu hasil yang disetujui
bersama.
Menurut Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
Kompetensi Mengelola Pertemuan/Rapat secara garis besar membahas:
1. Merencanakan dan Mempersiapkan Pertemuan
2. Menyelenggarakan Pertemuan
3. Menggandakan dan Mendistribusikan Hasil Pertemuan
2. Prinsip-prinsip dasar merencanakan rapat
a. “Why”
Untuk menentukan urgensi atau mendesak atau tidaknya rapat tersebut
b. “What”
Untuk mempersiapkan agenda rapat
c. “Who”
Untuk menetukan peserta rapat yang diundang
d. “When”
Untuk menetukan apakah rapat tersebut akan diselanggakan secara berkala/hanya
sekali, tertutup atau terbuka
33
