Page 34 - Modul Praktikum - Kesekretariatan

3. Hal pokok yang paling penting dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah :

a. Menentukan peserta rapat dan membuat surat undangan rapat
b. Mempersiapkan bahan atau materi yang akan dirapatkan

c. Membuat agenda dan susunan acara rapat
d. Mempersiapkan akomodasi rapat

e. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung
jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir.

Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat
yang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada

suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

4. Menyuaun notula rapat dan resume rapat
a. Pengertian notula

Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat)
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula

dinamakan notulis.
Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi

kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa meng-hilangkan atau menambahkan

kata lain (kata dari notulis).
Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus

dimiliki seorang notulis, yaitu:
1) mendengarkan dan menulis.

2) memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3) konsentrasi yang tinggi

4) menulis cepat/stenografi/shorthand.

5) bersikap objektif dan jujur
6) menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan

7) mengetahui dan memenuhi kebutuhan pem-baca notula

8) mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.
9) menguasai metode pencatatan secara siste-matis.

10) menguasai metode pengolahan data
11) menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

12) menyimpulkan hasil rapat.

34