Page 36 - Modul Praktikum - Kesekretariatan
P. 36

Rapat  adalah  salah  satu  bentuk  komunikasi  yang  dihadiri  oleh  beberapa  orang  untuk

                  membicarakan dan memecahkan permasalahan yang ada untuk memperoleh hasil yang telah
                  disepakati  bersama.  Dengan  adanya  rapat,  berbagai  persoalan  dapat  dipecahkan, sarana

                  penyampaian  informasi  tentang  perusahaan,  sebagai  alat  koordinasi,  dan  masih  banyak
                  kelebihan dari rapat. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu kegiatan yang vital dalam

                  suatu perusahaan dan memerlukan persiapan yang baik pula.

                  Seorang sekretaris mempunyai peran yang sangat penting dalam  suatu rapat. Sekretaris
                  harus mampu mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan rapat semaksimal mungkin.

                  Selain itu sekretaris juga harus mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan dalam rapat
                  tersebut,  salah  satunya  yaitu  menulis  notula.  Dalam  hal  ini  sekretaris  membutuhkan

                  konsentrasi yang tinggi serta kemampuan meringkas dengan tepat dan cepat, apabila tidak

                  dapat melakukannya maka hasil notula akan tidak sesuai dengan keputusan rapat yang telah
                  dibahas.

                  Setelah penyelenggaraan usai, sekretaris masih mempunyai tugas yang harus dilaksanakan
                  yaitu pengiriman hasil rapat/notula. Banyak yang menganggap setelah rapat selesai, tugas-

                  tugaspun  selesai  juga,  sehingga  tugas  pengiriman  notula  tidak  dilakukan.  Hal  ini  akan
                  berdampak pada pertemuan selanjutnya, karena salah satu fungsi dari notula adalah sebagai

                  bahan acuan dalam rapat.

               C. Latihan
                  1.  Berikan penjelasan apakah yang dimaksud dengan rapat!

                  2.  Berikan penjelasan apakah prinsip dasar dalam pengelolaan rapat!
                  3.  Berikan penjelasan apahal yang penting dalam pengelolaan rapat!

                  4.  Berikan penjelasan apakah jenis-jenis rapat!

                  5.  Berikan penjelasan apakah peran sekretaris dalam pengelolaan rapat!
               D. Pre test Post Test

                   1.  Berikan penjelasan apakah pengertian notula dalam rapat!
                   2.  Berikan penjelasan apakah fungsi notula dan notulen dalam rapat!

                   3.  Berikan penjelasan apakah isi notula1

                   4.  Buatlah susunan acara rapat yang dilakukan selama 1 hari lengkap dengan rundown
                       acara!

                   5.  Buatlah sebuah contoh notula rapat
               Daftar Pustaka

                 1.  Bosco, D. A. (2010). Handbook of Modern Secretary : Pedoman Lengkap Sekretaris
                     Untuk Sukses Dunia Kerja Baru. Penerbit PPM. Jakarta


                                                           36
   31   32   33   34   35   36   37   38   39   40   41