Page 35 - Modul Praktikum - Kesekretariatan

Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau
lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:

1) Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;
2) Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);

3) Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;

4) Tempat rapat;
5) Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);

6) Nama dan jabatan pimpinan rapat;
7) Daftar hadir peserta;

8) Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;

9) Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
10) Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;

11) Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;
12) Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);

13) Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
b. Susunan Notula

Hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai

berikut:
1) Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu

2) dilaksanakan secara berkala.
3) Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya.

4) Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada

notula.
5) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus

disebutkan namanya
6) Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih

baik ditulis

7) Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.

8) Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat,
atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.

B. Rangkuman

35