Page 30 - Modul Praktikum - Kesekretariatan

b. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju

sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan
pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

c. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk
berbicara dengan orang yang dituju.

d. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri

pembicaraan.
5. Cara menggunakan telepon yang baik

a. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan
telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat

dengan mulut.

b. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
c. Ucapkan salam.

d. Tanyakan identitas penelepon.
e. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

f. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
g. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

h. Akhiri pembicaraan dengan salam.

i. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.
6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon

a. Suara terlalu keras.
b. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

c. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

d. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
e. Berbicara dengan nada memerintah.

f. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
g. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

B. Rangkuman

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah berkomunikasi melalui telepon. Seorang
sekretaris harus ramah terhadap pelanggan supaya mendapatkan kesan yang baik bagi

pelanggan. Kesan yang baik terhadap suatu perusahaan didapatkan dari bagaimana
seseorang customer/pelanggan mendapatkan perlakuan atau pelayanan dari tiap-tiap

anggota perusahaan tersebut dalam berbagai kesempatan. Penampilan yang menarik,

30